Como organizar e manter sua biblioteca de pesquisa e estudo


Livros, artigos e mídias, e mais todos os arquivos digitais que você produz, recebe de outras pessoas ou encontra na internet, acumulam-se facilmente e precisam de organização para não “desaparecerem” naquela hora em que você mais quer encontrá-los. As orientações que reunimos aqui são especialmente para aquelas pessoas que lidam no dia a dia com uma diversidade de recursos para pesquisa e estudo, para edificação pessoal e para influenciar vidas pelo ensino, discipulado, aconselhamento. Se o acervo for de uso público, é recomendável receber a ajuda de um profissional para estabelecer as políticas de formação e uso do acervo, e coordenar o trabalho: aqui você encontra orientações gerais se for este o seu caso.

Gerenciar a sua biblioteca requer algum trabalho, dependendo da quantidade de itens, mas vale a pena ter tudo organizado e facilmente localizável na hora de usar. A organização requer também certa criatividade, pois se a biblioteca é de uso particular, você está livre para escolher o sistema que melhor atende à sua necessidade e o agrada tanto para a disposição nas prateleiras como para as pastas no computador. Você pode separar e identificar os itens por assunto, autor ou idioma, colocá-los em ordem alfabética ou combinar mais de um desses métodos. As possibilidades são diversas.

 1. Examine o acervo da sua biblioteca

O primeiro passo é examinar cada item que você possui e decidir se você quer mantê-lo em sua biblioteca. Lembre-se de que alguém que possui 500 recursos excelentes e bem organizados para o uso está melhor equipado do que alguém que possui 5 mil recursos medíocres e desorganizados. Não guarde materiais que você já sabe que não têm utilidade. Eles só acumulam poeira na estante, ou ocupam espaço no computador, e dão trabalho desnecessário. Os livros e as mídias que você descartar podem ser úteis a outras pessoas. Pense na possibilidade de doá-los a alguém que tenha interesse em aproveitá-los.

 2.Separe os itens por tipo de material

Separe o acervo da sua biblioteca, tanto impresso como eletrônico, de acordo com o tipo de material.
Impressos: livros, revistas, textos e mídias.
Eletrônicos: PDFs, áudios, vídeos, e-books, imagens, apresentações.

 3. Agrupe e ordene os itens por assunto e autor

Dentro de cada tipo de material, agrupe os itens que tratam do mesmo assunto. Você precisa definir grandes temas, a sua escolha. Por exemplo, Bíblia, Teologia, Discipulado e Aconselhamento, Ficção, e assim por diante dependendo do conteúdo do seu acervo. Os livros do grupo “Bíblia” podem ser separados em subgrupos por livro da Bíblia. Dentro de cada grupo, ordene agora os livros por autor.

A separação por temas costuma ser a mais usada, mas você pode escolher outro critério que vá ao encontro do uso que você faz dos materiais. As possibilidades são inúmeras. Como se trata as sua biblioteca pessoal, a ordenação de sua preferência é sempre a “mais certa” desde que ela permita localizar o item, retirar e devolver da prateleira com rapidez no caso de itens impressos, inserir itens novos em meio aos já existentes sem perder a ordem lógica escolhida.  Por exemplo, os itens poderiam estar separados de acordo com as disciplinas que você estuda ou leciona.

quadro44. Escolha um sistema para identificar os itens que ficam na estante e manter sua ordenação

Os livros que serão guardados nas estantes, e as mídias que possivelmente estarão em álbuns, devem ser identificados de forma que você possa usá-los e devolvê-los no seu exato lugar dentro do grupo ao qual pertencem. Eles devem receber uma etiqueta com dados de identificação.

Você pode criar siglas para identificar cada grupo ou usar também um sistema de cores na etiqueta que permita a fácil identificação visual. Por exemplo, pode usar TEO para os itens do grupo de teologia, BIB para Bíblia, ACB para aconselhamento bíblico, FIC para livros de ficção, e assim por diante. Se os seus livros estiverem ordenados por autor dentro de cada grupo, sugerimos que conste na etiqueta o sobrenome do autor.  E dentro da sequência de obras de um mesmo autor, é bom que os títulos também estejam em ordem alfabética. Para tanto, você pode usar as três primeiras letras de cada título. 

Um exemplo para o livro Teologia Básica, de Charles Ryrie, usando siglas e um complemento livre para o autor e título:
TEO ……. (sigla para todos os itens de teologia)
Ryrie         (sobrenome do autor )
Teo ………(primeiras letras do título) 

A classificação de uma biblioteca para uso pessoal não precisa ser excessivamente detalhada nem precisa seguir os esquemas de classificação mais usados − a Classificação Decimal de Dewey (CDD) ou a Classificação Decimal Universal (CDU). No entanto, em lugar das siglas que identificam os grupos você poderia usar as classes e divisões básicas de um desses esquema de classificação. Aqui você encontra um breve panorama da CDD, em português, para uso em uma biblioteca cujo acervo se concentre mais nas áreas de Bíblia, teologia e cristianismo. Você pode consultar também o site da OCLC para mais detalhes sobre a Dewey Decimal Classification em inglês. Na biblioteconomia, existem tabelas para a ordenação dos itens na prateleira pela ordem de autor − as tabelas PHA e Cutter.  Lembre-se, porém, de que no caso de uma biblioteca pequena ou até de porte médio, quanto mais simples o sistema de classificação, mais fácil e imediata será a administração e recuperação da informação.

Um exemplo para o mesmo livro, usando a CDD e a tabela Cutter para a notação do autor.
231 ……. (231 de teologia cristã pela tabela da CDD para indicar o tema)
R995t …..(para mais títulos do mesmo tema (231) e autor (R995) iniciando com a letra T, insira mais letras do título)

Você pode usar também um método “misto”: a classificação simplificada da CDD para os assuntos, e letras para indicar o autor e o título. A vantagem deste método é que ele permite separar os assuntos dentro das grandes áreas e ainda mantém a praticidade de não depender de mais recursos especializados além da CDD. Você pode associar a ele o uso de etiquetas coloridas por área, facilitando ainda mais a identificação visual. É o método que melhor recomendamos para bibliotecas pessoais de porte médio.

Mais um exemplo para o mesmo livro Teologia Básica, de Charles Ryrie, usando a CDD e um complemento livre para o autor e título:
231 ……. (231 de teologia cristã pela tabela da CDD para indicar o tema)
Ryrie         (sobrenome do autor )
Teo ………(primeiras letras do título) 

 5. Escolha um sistema para registrar a sua coleção

O computador ajuda muito nesta tarefa, e você pode escolher o sistema que atenda melhor à sua necessidade.

Planilha. Dependendo da quantidade de itens, você pode registrar a catalogação em uma simples planilha, utilizando por exemplo o Excel ou Google Docs. Você dedica cada linha a um item e o número de colunas é determinado pelos dados dos itens que serão registrados. Não esqueça de uma coluna para marcar se o livros está na sua estante ou emprestado a alguém. Pode ser acessada on-line se estiver em algum dos serviços de armazenamento. A Tecmundo disponibiliza um bom tutorial sobre como tirar proveito do Excel para organizar sua biblioteca.

Aplicativos e softwares de uso gratuito. Se você possui um número maior de itens, existem softwares gratuitos que ajudam no gerenciamento da sua biblioteca. Eles permitem uma catalogação mais detalhada – embora não necessariamente difícil e complicada – e, consequentemente, uma recuperação efetiva na hora do uso. Alguns permitem também compartilhar seu acervo na internet, o que pode ser muito útil para manter relacionamento com outros pesquisadores ou alunos.

Se você buscar na internet, encontrará vários softwares para download gratuito. Não recomendamos softwares de autores individuais ou empresas pequenas. É comum que seus desenvolvedores interrompam a manutenção e, ao mudar de computador ou atualizar seu sistema, você não consegue mais instalar e/ou rodar o software de biblioteca. Desta forma, você perde todo o seu trabalho de catalogação. Dê preferência a softwares e aplicativos amplamente usados, recomendados pela comunidade acadêmica, pois a atualização é mais garantida e outros usuários discutem eventuais dificuldades e soluções nos fóruns.

Os softwares e aplicativos que sugerimos permitem catalogar os diferentes tipos de recursos impressos e digitais, permitem adicionar links para a recuperação do itens digitais catalogados e que estejam armazenados no seu computador ou disponíveis na internet, e ainda adicionar notas pessoais para cada item.


Instalação no computador, mas com acesso para consulta web (pessoal ou aberta).
Zotero − O Zotero permite cadastrar todos os tipos de materiais, e facilita na recuperação dos dados da obra para elaborar referências bibliográficas e listas bibliográficas. Permite também manter seu catálogo privado ou compartilhar com outros usuários na web. É possível inserir os links de páginas na web ou dos seus próprios arquivos guardados em outro serviço de armazenamento. Você pode reunir em um só softaware todos os tipos de recursos que possui, organizá-los em pastas e facilitar muito a busca por assunto, pois ele permite fazer uma descrição do item, adicionar palavras-chaves, incluir as notas de leitura, imagens da capa, e ainda arquivar outras imagens e PDFs. Nas notas, você pode também registrar empréstimos e devoluções. Já tem tradução para várias línguas e também o português nas versões web, desktop e portable. Embora o maior uso seja para bibliotecas pessoais, Zotero pode ser usado para acervos comunitários. É possível armazenar diretamente os PDFs e outros documentos no Zotero, mas um grande acervo exigirá adquirir espaço suplementar no programa “premium”, recomendando-se, portanto, o armazenamento em serviços gratuitos como o Box, via webDav
Você pode ter sua biblioteca atualizada e sincronizada em todos os seus locais de trabalho e aparelhos móveis: Zotero Web / Zotero Everywhere – standalone version  /  Zotero Android / ZotPad iOs
Tutoriais feitos por usuários na área bíblico-teológicas.:
Getting Organized with Zotero – Ryan Vasut, Southern Baptist Theological Seminary.
Using Zotero for biblical studies research – Thomas Keene, professor no Westminster Theological Seminary.
Why you should organize your personal theological library and a way how – Andy Naselli, professor no Bethlehem College and Seminary
 Calibre − O Calibre foi concebido como um gerenciador e leitor de livros digitais multiplataforma (Windows, Linux e Mac), com um grande número de recursos para organizar os e-books. Vários formatos de livros e artigos digitais, incluindo o formato PDF, podem ser lidos a partir do Calibre. Outra utilidade do Calibre é como ferramenta para conversão de formatos digitais. No entanto, ele pode ser usado também para gerenciar os livros que estão nas prateleiras da sua estante, pois é possível inserir dados para organizar itens que não estão em formato digital. O Calibre facilita a busca por títulos, autores e idiomas, e permite o uso de “tags” para assuntos. O processo para gerenciar os livros é prático e eficiente. Ele está totalmente traduzido para português.
Calibre
evernote Evernote − O Evernote não é um aplicativo para catalogação de livros, mas além de guardar suas anotações, ele pode guardar também a catalogação da sua biblioteca. Diferentemente do Zotero e Calibre, que já possuem os campos de catalogação bibliográfica pré-definidos por serem aplicativos para este fim específico, no Evernote você deve usar a sua criatividade para estabelecer uma padronização nos dados da catalogação. Por exemplo, entre a referência bibliográfica completa de cada item. Você pode adicionar facilmente as “tags” para os assuntos. E pode adicionar também imagens. No caso dos livros pode colocar não só da capa, mas o sumário e outras páginas importantes para você. Pode adicionar clips diretamente da internet para guardar arquivos. Pode registrar no Evernote ou anexar documento com suas notas de leitura, resenhas e muito mais. Use uma pasta específica para a sua biblioteca. Se você quiser compartilhar com outras pessoa a sua biblioteca, você pode tornar aquela pasta pública ou compartilhada só com pessoas a quem você enviar o link de acesso.
Evernote

Instalação no computador
 Personal Home Library (PHL) − Apesar do nome, trata-se de um software desenvolvido em português. Na versão monousuário, gratuita, pode ser usado facilmente para gerenciar todas as rotinas de uma biblioteca pessoal ou de porte pequeno. Embora seja um progama completo para a gerência do acervo, sua interface é de uso intuitivo e não requer treinamento especial.
A versão multiusuário, instalada em mais de um computador em rede e com consulta on-line, é adequada para bibliotecas de médio e grande porte, mas não é gratuita.

PHL-Elysio
Tutorial para uso do software

Biblioteca para multiusuário e consulta na web – requer algum conhecimento de informática para instalação.
BibLivre − É um dos softwares gratuitos mais completos e recomendados para gestão de bibliotecas. Realiza os principais procedimentos em bibliotecas: pesquisa; circulação, mediante o controle do acesso para consulta, reserva, empréstimo e devolução, entre outros. Patrocinado pelo Itaú Cultural.
BibLivre

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quadro66. Catalogue cuidadosamente
Catalogar significa reunir sistematicamente as informações sobre o item para facilitar a busca no acervo. Este passo aplica-se a todos os itens do seu acervo, independentemente do formato e de onde ficam guardados, pois além de catalogar os materiais impressos, é importante catalogar também os arquivos em formato PDF, os e-books e demais arquivos digitais que você possui no seu computador e costuma usar para estudo. Na pesquisa de determinado assunto ou autor, você conseguirá desta forma localizar todo o material independentemente do tipo de suporte impresso ou eletrônico – livros, artigos, mídias, e-books e assim por diante.

● Informações da obra
As informações principais para descrever o item são: autor, título, local de edição, editora, data de edição. Se você está familiarizado com referências bibliográficas, estes são os mesmos itens que aparecem em uma referência básica. Na catalogação do seu acervo, você deve incluir ainda o tipo de material (livro, mídia, PDF, vídeo etc.), bem como o assunto principal (o grupo principal ao qual ele pertence) e os vários assuntos tratados no item que podem para facilitar na hora da pesquisa e uso. Pode incluir também o idioma. O trabalho de catalogação deve ser feito com muito cuidado na digitação para permitir que, através dos dados registrados, os itens sejam encontrados.

● Dados para a identificação na estante
Para os itens que ficam em estantes e recebem uma etiqueta, você deve registrar os dados da etiqueta. Estas etiquetas poderão ser impressas a partir dos dados digitados.

● Assuntos
Uma atenção especial deve ser dada à atribuição dos assuntos para que, na hora da busca, você encontre todos os itens que tratam daquele determinado assunto. Compile uma lista para controle dos assuntos que você decidir adotar, e consulte-a sempre que for catalogar um item. Por exemplo, você precisará decidir entre “Cântico dos Cântico” ou “Cantares de Salomão” e usar sempre apenas forma escolhida para que, na hora de recuperar a informação, alguns itens não fiquem de fora. Cada item pode ganhar um só ou vários assuntos.

Uma boa dica para quando for catalogar sua biblioteca é visitar o catálogo on-line de bibliotecas que tenham acervo nas áreas de Bíblia, cristianismo e teologia, e verificar como os itens que você vai catalogar foram descritos. Essa visita pode ajudá-lo a identificar melhor o tema, o nome certo do autor, os assuntos e outros dados mais.

quadro17. Prepare para guardar nas prateleiras: os livros

● As estantes de livros devem estar em ambiente seco, iluminado, mas sem luz solar direta incidindo sobre os livros.
● As estantes de metal são preferíveis para a conservação dos livros, mas as de madeira também podem ser usadas para uma biblioteca particular desde que estejam livres de cupins, mofo e umidade. Um aspecto importante a ser considerado é a previsão para crescimento da biblioteca e a aquisição de estantes modulares pode facilitar.
● Deixe sempre um pequeno espaço entre a estante e a parede. A parede pode transmitir umidade aos livros e, com a umidade, surgem os fungos. Se você colocar os livros na parte da frente da prateleira, o ar pode circular entre eles e a parede e impedir que mofem com facilidade.
● Na prateleira, os livros devem ficar folgados para facilitar a retirada.
● A melhor posição para um livro é a vertical. Não guarde os livros inclinados. Use aparadores para mantê-los retos.
● Os livros maiores devem estar em prateleiras com altura adequada. Em último caso, deixe-os na posição horizontal, tendo o cuidado de não sobrepor mais de três volumes.
● Dentro do possível, na arrumação inicial, deixe um terço das prateleiras livres para comportar o crescimento.

Antes de ir para a estante, cada livro deve receber uma etiqueta externa de identificação com os dados que indicam o seu exato lugar na estante ou no arquivo. Nos livros, a etiqueta deve ser colocada na lombada e protegida com adesivo transparente. Pode acrescentar um adesivo colorido se quiser usar um sistema de identificação por cores. Nas mídias, cole nas caixinhas ou envelopes. Se quiser usar cores, recorra a fita adesiva colorida. Um carimbo ou o seu nome escrito no item também é um recurso valioso para identificar a propriedade em caso de empréstimo ou extravio.

Reunimos algumas sugestões de estantes criativas para sua casa.  Confira aqui.

quadro28. Prepare para guardar nas prateleiras: as apostilas, revistas, textos e mídias

No caso de apostilas e textos impressos em papel, o ideal é ficarem reunidos em pastas suspensas etiquetadas por temas. Estas pastas podem ser guardadas em gavetas de arquivo ou em caixas para pastas, que podem ficar em prateleira de estante.  

A coleção de revistas pode ficar organizada por temas, títulos, anos de edição e pelos números correspondentes a cada ano. Se o número de revistas for considerável e não quiser deixá-las empilhadas na estante para não saírem facilmente da ordem, pode usar caixas de arquivo com etiqueta de identificação do título da revista e colocar as caixas na estante em ordem alfabética ou por temas.

CDs e DVDs – devem ficar em arquivos próprios para mídias ou guardados verticalmente em estantes, dentro de suas caixinhas plásticas.

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quadro39. Prepare para guardar nas pastas do computador
É possível encontrar recursos de boa qualidade na internet, liberados para que sejam baixados legalmente para seu computador. Todos os recursos armazenados no computador devem estar organizados em pastas. Nunca os deixe na área de trabalho ou espalhados aleatoriamente no computador em meio aos seus documentos ativos de trabalho ou quaisquer outros documentos arquivados, mas que não pertençam ao seu “acervo da biblioteca”.

Sugerimos que a divisão principal seja por tipo de recurso: textos, áudios, vídeos, e-books, slides. Recomendamos que você mantenha backup em serviços on-line de todos os seus recursos para evitar perdas. É possível que você distribua o seu acervo em mais de um serviço de armazenamento on-line, especialmente se você não desejar pagar por espaço extra, e por isso sugerimos que você os divida por tipo de recurso. Por exemplo, você saberá que seus textos estão no Google Drive, as imagens no SkyDrive e os áudios no Box, e ainda há os e-books no Kindle. Esta é apenas uma ilustração, pois existe uma variedade de serviços e planos de armazenamento, bem como de aplicativos para e-books, que você deverá avaliar e escolher. Consulte nossas sugestões de Ferramentas úteis na internet.

● Dentro de cada divisão principal por tipo de recurso, você pode abrir pastas de acordo com as áreas principais escolhidas para organizar a sua biblioteca:
.“Apostilas teologia”, “Videos aconselhamento”, e assim por diante.
● Se o número de documentos for grande e você quiser facilitar a pesquisa direta na estrutura de pastas, você pode usar algumas subpastas acrescentando o assunto: “Textos aconselhamento ansiedade”. Não recomendamos uma subdivisão hierárquica excessivamente detalhada, pois ela apenas complica a armazenagem e a busca. Não abra uma pasta se for colocar ali apenas um ou dois documentos.
● Ao dar um nome para identificar cada documento, procure ser constante no formato, dando preferência à sequência “Autor_Titulo”. Para mais detalhes, consulte Como organizar seus documentos e a sua biblioteca no computador.

quadro410. Mantenha a limpeza dos livros

● Para prolongar a vida útil dos livros, é preciso mantê-lo livres de poeira e de insetos. Faça uma limpeza periódica do ambiente, das estantes e dos próprios livros.
● Retire todos os livros da estante, mas não todas as prateleiras de uma só vez, pois seria mais trabalhoso recolocá-los na ordem certa. Faça a limpeza de uma prateleira por vez e empilhe os livros na ordem de retirada. Comece a limpeza pela prateleira mais alta.
● Limpe a estante com um pano úmido, mas quase seco e, em seguida, passe um pano seco. Evite passar lustra-móveis, já que os resíduos podem infiltrar no papel.
● Tire o pó dos cortes laterais de cada livro com uma trincha macia tendo o cuidado de segurar o volume bem fechado para que o pó não infiltre nem aconteçam rasgos nas páginas.
● Se os cortes estiverem muito sujos ou com marcas deixadas por insetos pode-se fazer a limpeza com uma lixa fina, em movimentos suaves ao longo do corte. Proteja a capa do atrito da lixa inserindo uma folha de papel como uma orelha entre a beirada da capa e o corte ou miolo do volume.
● Passe um pano seco na capa. Nada de pano úmido nem qualquer tipo de material de limpeza.
● Antes de repor os livros na prateleira, folheie rápida, mas cuidadosamente para arejar. O virar das páginas oxigena o material e impede a acumulação de microrganismos que atacam o papel.

Textos e sites especializados no cuidado com os livros:
Robert J. Milevsky. Manual de pequenos reparos em livros
Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos
Como Fazer Conservação Preventiva
Restauração de livros  

quadro511. Desenvolva sua biblioteca

Não tenha pressa. Sua biblioteca pode ser formada aos poucos. Para a aquisição de livros, verifique as sugestões em Bibliografias. Para se manter atualizado e escolher a melhores aquisições, assine um dos  serviços de alerta de editoras e de sites e blogues nos temas de seu interesse – e-mail, RSS, Twitter, Facebook. Várias editora, por ocasião do lançamento de um livro, criam um “hotsite” onde permitem ler partes do livro. Tenha sempre uma lista de livros que você deseja adquirir. É bem possível que você não possa comprar todas as novidades publicadas, mas pode ler resenhas, e ainda indicar itens para a compra na biblioteca de sua igreja ou ministério.

Mesmo sem poder investir muito na compra de novos itens, você pode coletar um bom material para edificação e estudo. Confira os sites de ministérios que disponibilizam recursos e permitem download de material nos temas de Bíblia e teologia. Monte sua biblioteca de PDFs, e-books, vídeos e áudios.

quadro612. Monitore os empréstimos

Nunca esqueça de registrar os empréstimos feitos a outras pessoas. Em lugar de anotações avulsas, é bom que o registro seja feito no próprio programa que você utiliza para catalogar a sua biblioteca.

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Dicas caso você precise de orientações para uma biblioteca na sua igreja ou ministério
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