Como organizar seu material de pesquisa e estudo no computador

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Você precisa dar continuidade a um texto, mas não lembra onde está o esboço feito há duas semanas. Ou você sabe que guardou aquele vídeo que você tanto quer ver agora, mas ele está perdido em algum canto do seu computador. A caixa de pesquisa, com os recursos de busca avançada, certamente pode ajudar, mas esta pesquisa ainda depende em boa parte de você ter atribuído nomes adequados aos seus documentos para distinguir entre um e outro, lembrar a data da última alteração ou talvez saber a pasta onde pode ter colocado o que deseja recuperar, pois o resultado da pesquisa pode apontar uma lista enorme de possíveis documentos.

Mesmo com o aprimoramento da tecnologia de busca, a desordem ainda coopera para você desperdiçar tempo precioso de estudo. Não espere até “ter mais tempo” para fazer uma organização em suas pastas e documentos – você nunca terá “mais tempo”, mas continuará a desperdiçar tempo com a bagunça. É possível que você não possa lidar com todos os documentos de uma só vez, mas comece por organizar o trabalho que você está fazendo no momento e por colocar no lugar certo todos os novos documentos que entrarem no seu computador. E de agora em diante, não acumule arquivos na área de trabalho.

 1. Reúna tudo aquilo que está espalhado e bagunçado
Para diferenciar entre aquilo que já está organizado e aquilo que será organizado mais adiante, crie uma pasta que terá uso provisório: ela pode ser, por exemplo, a pasta “Documentos Organizar”. À medida que você prosseguir com a organização, a pasta será esvaziada e, no final, deletada.

 2. Defina as categorias principais de pastas
Para definir o primeiro nível na sua estrutura de pastas, é possível é usar as grandes divisões para documentos que, na maioria das vezes, já vêm na estrutura nativa do seu sistema operacional. Recomendamos acrescentar a esta estrutura uma divisão para a sua biblioteca de recursos de maneira a manter separados os documentos pessoais e os documentos de estudo/trabalho:
● Documentos
● Imagens
● Músicas
● Vídeos
● Biblioteca – todos os recursos para estudo e pesquisa que estão no seu computador: ebooks, artigos, vídeos, áudios, apostilas — a sua biblioteca digital.

 3. Defina as categorias secundárias para Documentos
Você deve criar uma hierarquia de pastas, abrindo subpastas conforme a sua necessidade para diferenciar, por exemplo, entre “Família”, “Trabalho”, “Estudo”, “Seu Nome”. Dentro destas, podem estar pastas para projetos específicos como, por exemplo, “Trabalho Nome1” e “Trabalho Nome2”. Atribua nomes curtos às pastas, mas precisos. As possibilidades são muitas e devem estar adequadas ao seu estilo de vida. Recomendamos, porém, que evite um número excessivo de pastas e subpastas, pois dificultariam tanto o arquivamento quanto o acesso aos documentos. Não use pastas chamadas “Diversos” nem “Assuntos Gerais”. Elas não cooperam em nada para a sua boa organização.

 4. Defina as categorias secundárias para Músicas, Vídeos, Imagens
Você pode dividir as músicas por gênero e idioma. As fotos e os vídeos podem ser divididos por “viagens”, “amigos”, e assim por diante, ou por data ou ainda usando um sistema que envolva assunto e data.

 5. Defina as categorias secundárias para a sua Biblioteca
Esta é uma sugestão básica, usando o tipo do recurso, que você pode adaptar:
● Biblioteca apostilas [é recomendável guardar no formato pdf]
● Biblioteca artigos [é recomendável guardar no formato pdf]
● Biblioteca audios
● Biblioteca ebooks
● Biblioteca vídeos
Dentro das divisões por tipo de recurso, você pode fazer divisões por idioma e também por assuntos. Por exemplo, “Biblioteca artigos português” e “Biblioteca artigos inglês”, ou então “Biblioteca apostilas teologia” e “Biblioteca apostilas aconselhamento”. Procure manter uma nomenclatura de assuntos coerente com aquela que você usa para o material impresso (veja Como Organizar a sua biblioteca). Não crie subpastas excessivas, pois pode dar mais trabalho na hora de chegar até uma pasta para abrir ou guardar um documento.

 6. Escolha onde guardar suas pastas com o uso das pastas padrão do sistema
Dependendo do sistema operacional do computador que você usa, as pastas “Documentos”, “Música”, “Vídeos”, “Imagens” já devem estar em “Meu computador” – ou algo parecido. Ainda em “Meu Computador”, você criará a pasta “Biblioteca” com as subpastas que você criou no ponto 5.

 7. Escolha onde guardar suas pastas com o uso de pastas criadas por aplicativos de serviços de armazenamento on-line
Uma boa prática, especialmente para a sua pasta “Biblioteca”, é usar serviços de armazenamento on-line. Há pelo menos três vantagens em usar estes serviços: (1) se você precisar por algum motivo mudar de computador, é só instalar o aplicativo e sincronizar os seus documentos que eles estarão na nova máquina sem trabalho nenhum de acordo com a estrutura que você já estava usando; (2) você pode usar os seus documentos a partir de qualquer máquina ou aparelho móvel, e eles estão sempre lá, com a estrutura certa e atualizados em todas elas; (3) você pode facilmente compartilhar algum documento que desejar.
Os principais serviços usam aplicativos que criam em seu computador uma pasta própria dentro da qual você deve inserir as suas pastas.  Para o acesso rápido, crie um atalho nos favoritos.
É possível que você distribua o seu acervo em mais de um serviço de armazenamento on-line, especialmente se você não desejar pagar por espaço extra, e por isso sugerimos que a primeira divisão da sua Biblioteca seja por tipo de recurso. Por exemplo, você saberá que seus PDFs estão em um serviço e os áudios e vídeos em outro. Existe uma variedade de serviços e planos de armazenamento, bem como de aplicativos para e-books, que você deverá avaliar e escolher. Consulte nossas sugestões de Ferramentas úteis na internet.

 8. Comece a mover os documentos para as pastas
Aos poucos, mova os arquivos da pasta “Documentos Organizar” para a árvore de pastas que você criou. Se tiver dúvida sobre o conteúdo de um documento, abra, verifique e renomeie. Aproveite e faça uma boa faxina. Delete os documentos que não têm nem terão utilidade. Delete os documentos duplicados. Quando terminar o trabalho de relocação, comemore o alvo alcançado e delete a pasta “Documentos Organizar” para não ser tentado a acumular novamente documentos desorganizados dentro dela.

 9. Dê nome aos documentos
Use nomes curtos e objetivos, para poder saber qual é o conteúdo sem ter de abrir o documento. Convencione a forma. Não utilize espaços em palavras, use todas as letras minúsculas e sem acentos. Para um artigo guardado na sua biblioteca, por exemplo, você terá “autor_titulo-do-texto”. Por padrão, os documentos aparecem listados em ordem alfabética. Se você deseja ter no topo da lista algum documento que você usa muito, pode colocar um símbolo como ! ou @ no início do nome do documento, e este documento aparecerá no topo da lista. Lembre-se de que o melhor momento para dar nome a um documento e colocá-lo no lugar certo é quando você o cria ou baixa para o seu computador. E quando fizer download de novos arquivos, não deixe com o nome original, pois este muitas vezes não permite uma clara identificação do conteúdo.

 10. Faça uma faxina periódica e mantenha limpas a área de trabalho e a pasta Downloads.
Crie o hábito de não guardar documentos inúteis nem deixar arquivos acumulados na área de trabalho. Pelo menos uma vez por dia, limpe a área de trabalho e guarde os arquivos no devido lugar. Se é um arquivo inútil, delete. Não acumule “lixo” no seu computador.
Downloads é o nome da pasta para onde vão os arquivos que você baixa da internet para o seu computador. Quando realizar um download, transfira logo em seguida o arquivo para o lugar definitivo. Se estiver apressado para fazê-lo, limpe completamente a pasta Download pelo menos uma vez ao dia ou semana, dependendo do uso que você faz. Não faça download de tudo que você encontra nem arquive todos os downloads feitos — selecione bem!

 11. Não crie cópias de documentos, crie atalhos.
Se por praticidade de acesso você quer ter um documento em mais de um lugar ou, por exemplo, na área de trabalho, não faça cópia. Faça um link para o arquivo original que deve estar dentro da devida pastas na sua estrutura de pastas. Isso evita gasto de espaço no seu disco rígido e o transtorno de esquecer uma cópia desatualizada perdida. Para criar um atalho, clique sobre a pasta ou documento e depois em “Criar atalho”. Isto irá criar um atalho dentro da mesma pasta em que o arquivo está e você pode movê-lo para onde desejar.

 12. Mantenha backup para evitar desastres.
O backup dos documentos é muitas vezes negligenciado, mas ele será essencial para evitar perdas se o seu computador apresentar algum problema ou se você, inadvertidamente, deletar um documento. Se você estiver usando armazenamento on-line, mantenha a sincronização em dia. É recomendável ter um backup de seus documentos também em um HD externo.  Estabeleça uma rotina. De acordo com a quantidade de arquivos que você produz ou que você adiciona em sua biblioteca, pode ser um backup diário, semanal ou mensal.