Passo 4: Descubra com organizar a sua coleção para que todos os recursos impressos e digitais estejam facilmente ao seu alcance.

Livros, artigos e mídias, e mais todos os arquivos digitais que você produz, recebe de outras pessoas ou encontra na internet, acumulam-se facilmente e precisam de organização para não “desaparecerem” naquela hora em que você mais quer encontrá-los. Gerenciar a sua coleção de recursos requer algum trabalho, dependendo da quantidade de itens, mas vale a pena ter tudo facilmente localizável. A organização requer também certa criatividade, pois você está livre para escolher o sistema que melhor atende à sua necessidade e o agrada tanto para a disposição nas prateleiras quanto para as pastas no computador. Você pode separar e identificar os itens por assunto, autor ou idioma, colocá-los em ordem alfabética ou combinar mais de um desses métodos. As possibilidades são diversas.

A COLEÇÃO DE RECURSOS IMPRESSOS

Examine a sua coleção de recursos: separe, agrupe e ordene

O primeiro passo é examinar cada item que você possui e decidir se você quer mantê-lo em sua coleção. Lembre-se de que alguém que possui 500 recursos excelentes e bem organizados para o uso está melhor equipado do que alguém que possui 5 mil recursos desorganizados, e poucos recursos bons perdidos entre outros inúteis. Não guarde materiais que você já sabe que não têm utilidade. Estes só acumulam poeira na estante.

Uma vez feito o descarte inicial, comece por separar os itens da sua coleção de acordo com o tipo de material: livros, revistas, textos e mídias. Em seguida, dentro de cada tipo de material, você deve agrupar os itens que tratam do mesmo assunto. Você precisa definir grandes temas como, por exemplo, Bíblia, Teologia, Aconselhamento, Vida Cristã, e assim por diante, dependendo das suas áreas de interesse. A separação por temas costuma ser a mais usada, mas você pode escolher outro critério que vá ao encontro do uso que você faz dos materiais. As possibilidades são inúmeras. Como se trata da sua biblioteca pessoal, a ordenação de sua preferência é sempre a “mais certa” desde que ela permita localizar o item, retirar e devolver da prateleira com rapidez, inserir itens novos em meio aos já existentes sem perder a ordem lógica escolhida. Por exemplo, os itens poderiam estar separados de acordo com as disciplinas que você estuda ou leciona. Dentro de cada grupo, você irá agora ordenar os itens por autor. O agrupamento por grandes áreas de interesse, combinado com a ordenação por autor, costuma ser a forma de arranjo mais usada para coleções pessoais, mas você pode optar por outro critério a sua escolha.

Escolha a maneira de identificar os itens que pertencem à sua coleção

● Identificação interna. É recomendável que cada item físico da sua coleção esteja identificado como pertencente a ela. Muitos escrevem o próprio nome na primeira página dos livros, e outros preferem colar tanto nos livros quanto nas mídias uma etiqueta que tenha seu nome, acompanhado ou não de algum dado para contato com você.

● Identificação externa para ordenação na estante. Um sistema de identificação dos itens facilita muito na hora de manter a ordenação dos livros nas estantes, pois você pode usá-los e devolvê-los no seu exato lugar dentro da área à qual pertencem. Indicamos aqui duas possibilidades, que você pode adaptar a seu critério

    • Sistema de identificação por cores. É uma forma imediata de identificação visual e a mais fácil, pois não requer a impressão de etiquetas. Você pode adquirir adesivos coloridos, escolhendo uma cor para cada grande área ou tema da sua coleção, e aplicar no dorso dos livros. Uma vez agrupados os livros por área, dentro de cada área eles são ordenados por autor, na sequência alfabética. Na etiqueta colorida, se quiser, você pode acrescentar as letras iniciais do sobrenome ou nome do autor. Alguns indicam como desvantagem para este sistema o fato de que os livros não ficam agrupados por assuntos específicos. No entanto, considerando que você tenha um registro dos itens a partir do qual você pode pesquisar e recuperar a grande área e o autor, e lembrando que, frequentemente, um mesmo livro trata mais de um assunto, esse sistema é simples e ao mesmo tempo suficiente e bastante eficiente para uma biblioteca pessoal de porte pequeno ou médio.
    • Sistema de identificação por siglas e números de classificação. Essa forma de identificação requer a impressão de etiquetas. Cada item recebe três tipos de identificação na etiqueta: a grande área a que pertence, o autor e o título. Você pode atribuir a cada grande área uma sigla: por exemplo, pode usar TEO para os itens do grupo de teologia, BIB para Bíblia, ACB para aconselhamento bíblico, e assim por diante. Se os seus livros estiverem ordenados por autor dentro de cada grupo, sugerimos que conste na etiqueta o sobrenome do autor.  E dentro da sequência de obras de um mesmo autor, é bom que os títulos também estejam em ordem alfabética. Para tanto, você pode usar as três primeiras letras de cada título. 
    • Sistema de identificação por siglas e números de classificação. Essa forma de identificação requer a impressão de etiquetas. Cada item recebe três tipos de identificação na etiqueta: a grande área a que pertence, o autor e o título. Você pode atribuir a cada grande área uma sigla: por exemplo, pode usar TEO para os itens do grupo de teologia, BIB para Bíblia, ACB para aconselhamento bíblico, e assim por diante. Se os seus livros estiverem ordenados por autor dentro de cada grupo, sugerimos que conste na etiqueta o sobrenome do autor.  E dentro da sequência de obras de um mesmo autor, é bom que os títulos também estejam em ordem alfabética. Para tanto, você pode usar as três primeiras letras de cada título. 

Um exemplo para o livro Teologia Básica, de Charles Ryrie:
TEO …(sigla para todos os itens de teologia)
Ryrie  (sobrenome do autor )
Teo ….(primeiras letras do título)

A classificação de uma biblioteca para uso pessoal não precisa ser excessivamente detalhada nem precisa seguir os esquemas de classificação mais usados: a Classificação Decimal de Dewey (CDD) ou a Classificação Decimal Universal (CDU). No entanto, em lugar das siglas que identificam os grupos você poderia usar as classes e divisões básicas de um desses esquema de classificação. Aqui você encontra um panorama da CDD (em inglês), incluindo a divisão 200 para classificar livros de teologia e Bíblia. Em português, você pode usar este resumo da CDD, suficiente para uma biblioteca pessoal. Na biblioteconomia, existem tabelas para a ordenação dos itens na prateleira pela ordem de autor: as tabelas PHA (é preciso adquirir) e Cutter (livre acesso).  Lembre-se de que no caso de uma biblioteca pessoal, quanto mais simples o sistema de classificação, mais fácil e imediata será a administração e recuperação da informação.

Um exemplo para o mesmo livro, usando a CDD e a tabela Cutter para a notação do autor:
231 ……. (231 de teologia cristã pela tabela da CDD para indicar o tema)
R995t …..(para mais títulos do mesmo tema [231] e autor [R995] iniciando com a letra T, insira mais letras do título)

Você pode usar também um método “misto”: a classificação simplificada da CDD para os assuntos, e letras para indicar o autor e o título. A vantagem é que ele permite separar os assuntos dentro das grandes áreas e ainda mantém a praticidade de não depender de outras tabelas. Você pode associar a ele o uso de etiquetas coloridas por área, facilitando ainda mais a identificação visual.

Mais um exemplo para o mesmo livro:
231 ……. (231 de teologia cristã pela tabela da CDD para indicar o tema)
Ryrie       (sobrenome do autor )
Teo ……..(primeiras letras do título)

Escolha um sistema para gerenciar a sua coleção

● Uma planilha. Dependendo da quantidade de itens, você pode registrar a catalogação em uma simples planilha. Use uma linha para cada item da coleção. O número de colunas é determinado pelos dados dos itens: autor, título, editora, data de publicação, assuntos, e outros mais que você queira acrescentar. Não esqueça de uma coluna para marcar se os livros estão na sua estante ou emprestados a alguém. Essa planilha poderá ser acessada on-line se estiver em algum dos serviços de armazenamento nas nuvens.

● Um aplicativo ou programa de uso gratuito. Se você possui um número maior de itens, existem aplicativos e programas gratuitos que ajudam no gerenciamento da sua biblioteca. Eles permitem uma catalogação mais detalhada – embora não necessariamente difícil e complicada – e uma recuperação efetiva na hora do uso.

Você pode usar um aplicativo de notas como Notion, OneNote ou Evernote. Nele você pode reunir todas as informações, e cruzar pesquisas, o que pode ser muito prático.

@AprendaMais UM APLICATIVO DE NOTAS: O “CÉREBRO VIRTUAL” DO CONSELHEIRO BÍBLICO

Se pesquisar na internet, você encontrará também vários programas específicos para organizar bibliotecas, dos mais simples aos mais complexos. Você pode testá-los e fazer sua escolha. Dê preferência àqueles que permitam registrar tanto os itens impressos quanto os digitais. Mesmo os itens digitais que já estejam em outras plataformas como, por exemplo, Kindle ou Logos Bible Software, devem ser registrados na sua “base de dados” para que você possa fazer uma pesquisa completa da sua biblioteca, sem ter de acessar para isso vários aplicativos. O ideal é que o sistema escolhido possa ser acessado onde quer que você esteja, em qualquer computador ou aparelho móvel. Por exemplo, você pode estar em uma livraria e querer saber se já possui determinado livro.

Catalogue cuidadosamente 

Catalogar significa reunir sistematicamente as informações sobre o item para facilitar a busca no acervo. Esse passo aplica-se a todos os itens do seu acervo, independentemente do formato e de onde ficam guardados, pois além de catalogar os materiais impressos, é importante catalogar também os arquivos em formato PDF, os e-books e demais arquivos digitais que você possui no seu computador e costuma usar para estudo. Na pesquisa de determinado assunto ou autor, você conseguirá desta forma localizar todo o material independentemente do tipo de suporte impresso ou eletrônico – livros, artigos, mídias, e-books e assim por diante.

● As informações da obra
As informações principais para descrever o item são: autor, título, local de edição, editora, data de edição. Se você está familiarizado com referências bibliográficas, estes são os mesmos itens que aparecem em uma referência básica. Na catalogação do seu acervo, você deve incluir ainda o tipo de material (livro, mídia, PDF, vídeo etc.) e os vários assuntos tratados no item. Pode incluir também o idioma. O trabalho de catalogação deve ser feito com muito cuidado na digitação para permitir que, por meio dos dados registrados, os itens sejam encontrados.

● Os dados para a ordenação na estante
Para os itens que ficam em estantes e recebem uma etiqueta, você deve registrar os dados da etiqueta conforme o sistema de identificação que você já escolheu. As etiquetas podem ser impressas a partir dos dados digitados.  Se você escolheu identificar os livros pelas grandes áreas de sua biblioteca como, por exemplo, Bíblia ou Aconselhamento, não esqueça de registrar a área a que cada item pertence.

● Os assuntos
Uma atenção especial deve ser dada à atribuição dos assuntos para que, na hora da busca, você encontre todos os itens que tratam daquele determinado assunto. Compile uma lista para controle dos assuntos que você decidir adotar. Por exemplo, você precisará decidir entre “Cântico dos Cântico” ou “Cantares de Salomão” e usar sempre apenas a forma escolhida para que alguns itens não fiquem de fora na busca. Cada item pode ganhar um só ou vários assuntos. Normalmente, os itens são guardados nas estantes ou arquivos por tema ou assunto de que tratam. Lembre-se, porém, que um mesmo item pode tratar de mais de um assunto. Você escolherá um dos assuntos para a na hora de determinar o lugar para colocar na prateleira, mas é imprescindível atribuir todos os assuntos na catalogação. Para a sua pesquisa, a indexação é mais importante do que a classificação usada para guardar o item em um ou outro lugar.

Guarde cada item no seu lugar

● Os livros.  Guarde-os de acordo com o sistema de ordenação/identificação que você escolheu.

    • As estantes de livros devem estar em ambiente seco e iluminado, mas sem luz solar direta incidindo sobre os livros.
    • As estantes de metal são preferíveis para a conservação dos livros, mas as de madeira também podem ser usadas para uma biblioteca particular desde que estejam livres de cupins, mofo e umidade. Um aspecto importante a ser considerado é a previsão para crescimento da biblioteca e a aquisição de estantes modulares pode facilitar.
    • Deixe sempre um pequeno espaço entre a estante e a parede. A parede pode transmitir umidade aos livros e favorecer a formação de fungos. Se você colocar os livros na parte da frente da prateleira, o ar pode circular entre eles e a parede e impedir que mofem com facilidade.
    • Na prateleira, os livros devem ficar folgados para facilitar a retirada.
    • A melhor posição para um livro é a vertical. Não guarde os livros inclinados. Use aparadores para mantê-los retos. Os livros maiores devem estar em prateleiras com altura adequada. Em último caso, deixe-os na posição horizontal, tendo o cuidado de não sobrepor muitos volumes. Dentro do possível, na arrumação inicial, deixe um terço das prateleiras livres para comportar o crescimento.

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● As apostilas, revistas, textos
No caso de apostilas com poucas páginas e textos impressos em papel, o ideal é ficarem reunidos em pastas suspensas etiquetadas por temas. Estas pastas podem ser guardadas em gavetas de arquivo ou em caixas para pastas, que podem ficar em prateleira de estante.

A apostilas maiores e revistas pode ficar organizada por temas, títulos, anos de edição e pelos números correspondentes a cada ano. Se o número de revistas for considerável e não quiser deixá-las empilhadas na estante para não saírem facilmente da ordem, pode usar caixas de arquivo com etiqueta de identificação do título da revista e colocar as caixas na estante em ordem alfabética ou por temas.

Dê atenção à manutenção da sua coleção

● Os empréstimos. Nunca esqueça de registrar os empréstimos feitos a outras pessoas. Em lugar de anotações avulsas, é bom que o registro seja feito no próprio programa que você utiliza para catalogar a sua biblioteca.

● O descarte.  A sua coleção de recursos não tem valor pelo número de itens que ela reúne, mas pela utilidade dos mesmos. É importante que você faça uma revisão periódica e descarte os itens que perderam valor pela obsolescência do conteúdo ou pelo desuso. Antes de descartar um livro, se você identificar uma ou outra página que contêm informações que podem ser úteis, digitalize e guarde no seu arquivo organizado por assuntos. Evite arrancar e guardar páginas soltas.

Duas práticas fazem parte da manutenção da sua coleção de recursos em formato físico: a limpeza e o descarte.

● A limpeza. Para prolongar a vida útil da sua coleção de recursos, é preciso fazer uma limpeza periódica.

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A COLEÇÃO DIGITAL

Você quer indicar um artigo para o seu amigo, mas apenas se lembra de que ele está guardado em “algum lugar” no seu computador. Ou você sabe que guardou aquele vídeo que você tanto quer ver agora, mas ele está “escondido” em algum canto entre outros documentos. Os recursos de busca avançada certamente pode ajudar, mas a pesquisa rápida e efetiva ainda depende em boa parte de você ter atribuído nomes adequados aos seus documentos para distinguir entre um e outro, lembrar a data da última alteração ou talvez saber a pasta onde pode ter colocado o que deseja recuperar. O fato é que mesmo com o aprimoramento da tecnologia de busca, a desordem ainda coopera para você desperdiçar tempo precioso. Não espere até “ter mais tempo” para fazer uma organização em suas pastas e documentos – é possível que você nunca encontre “mais tempo”, mas continue a desperdiçar tempo com a bagunça. Um ambiente virtual desorganizado pode ser tão caótico quanto um ambiente físico desorganizado. A solução é começar!

Reúna tudo aquilo que está espalhado

Se você tem itens da sua coleção de recursos em diferentes aparelhos, a primeira sugestão é que você considere usar um serviço de armazenamento on-line, que permita tanto reuni-los quanto usá-los a partir dos vários aparelhos. Em seguida, para diferenciar entre aquilo que já está organizado e aquilo que será organizado mais adiante, crie uma pasta que terá uso provisório: ela pode ser, por exemplo, a pasta “recursos para organizar”. À medida que você prosseguir com a organização, essa pasta será esvaziada e, no final, deletada.

Defina e use uma estrutura de pastas

Para ter uma coleção digital bem organizada, todos os recursos devem estar guardados em pastas. Nunca os deixe na área de trabalho, na pasta Download ou espalhados aleatoriamente em meio aos seus documentos ativos de trabalho ou quaisquer outros documentos arquivados, mas que não pertençam à sua coleção de recursos. É recomendável acrescentar à estrutura de pastas nativa do seu sistema operacional, que provavelmente já inclui Documentos, Imagens, Músicas e Vídeos,  uma pasta que você pode chamar de “Biblioteca de recursos” — o primeiro nível na sua estrutura de pastas para organizar todos os recursos digitais da sua coleção.

A divisão secundária pode ser por tipo de recurso — esta é a prática comumente usada na organização de uma biblioteca física, e ela é adequada também para a biblioteca digital. Por exemplo, você pode ter: e-books, artigos, apostilas, áudios, vídeos, imagens. Evite um número excessivo de pastas, pois dificulta tanto o arquivamento quanto o acesso aos documentos. Não use pastas chamadas “Diversos” nem “Miscelânea”. Elas não cooperam em nada para a sua boa organização.

Dentro das divisões secundárias por tipo de recurso, você pode ainda fazer divisões por grandes áreas, seguindo a divisão por grandes áreas que você já escolheu para a sua estante de livros. Procure manter uma nomenclatura de assuntos coerente com aquela que você usa para o material físico. Não crie subpastas excessivas, pois pode dar mais trabalho na hora de chegar até uma pasta para abrir ou guardar um documento.

● Use as pastas de serviços de armazenamento on-line
Já mencionamos a praticidade de reunir os recursos digitais em serviços de armazenamento para poder usá-los a partir de qualquer aparelho. Há pelo menos outras duas vantagens em usar estes serviços: (1) se você precisar por algum motivo mudar de computador, é só instalar o aplicativo e sincronizar os seus documentos que eles estarão na nova máquina sem trabalho nenhum de acordo com a estrutura que você já estava usando; (2) você pode facilmente compartilhar algum documento que desejar.  É possível que você escolha distribuir a sua coleção de recursos em mais de um serviço de armazenamento on-line, especialmente se você não deseja pagar por espaço extra, e por isso sugerimos a divisão por tipo de recurso. Por exemplo, os textos estão em um serviço, enquanto áudios e vídeos estarão em outro que ofereça maior espaço gratuito. Os principais serviços usam aplicativos que criam em seu computador uma pasta própria. Para o acesso rápido, crie atalhos para essas pastas e insira na sua estrutura principal.

● Mova os documentos para as devidas pastas
Aos poucos, mova os arquivos da pasta “Recursos para organizar” para a estrutura de pastas que você criou. Aproveite e faça uma boa faxina. Delete os documentos que não têm nem terão utilidade. Delete os documentos duplicados. Quando terminar o trabalho de relocação, comemore o alvo alcançado e delete a pasta “Recursos para Organizar” para não ser tentado a acumular novamente documentos desorganizados dentro dela. Se tiver dúvida sobre o conteúdo de um documento, abra, verifique e renomeie. Use nomes curtos e objetivos para cada documento, e convencione a forma. Por exemplo, para os artigos guardados na sua biblioteca, você terá “autor_titulo-do-texto”. Por padrão, os documentos aparecem listados em ordem alfabética. Se você deseja ter no topo da lista algum documento, pode colocar um símbolo como ! ou @ no início do nome do documento, e este documento aparecerá no topo da lista. Lembre-se de que o melhor momento para dar nome a um documento e colocá-lo no lugar certo é quando você o cria ou baixa para o seu computador. Quando fizer download de novos arquivos, não os deixe na pasta Downloads nem mantenha o nome original, pois este muitas vezes não permite uma clara identificação do conteúdo. Transfira o documento para o lugar definitivo. Se estiver apressado para fazê-lo logo, limpe completamente a pasta Download pelo menos uma vez ao dia ou semana, dependendo do uso que você faz.  Aproveite a ocasião para considerar se o documento baixado é de fato útil — não acumule lixo em sua coleção de recursos!

● Não crie cópias de documentos, crie atalhos para ter acesso a partir de mais pastas
Se por praticidade de acesso você quer ter um documento em mais de um lugar ou, por exemplo, temporariamente na área de trabalho, não faça cópia. Faça um link para o arquivo original que deve estar dentro da devida pastas na sua estrutura de pastas. Isso evita gasto de espaço no seu disco rígido e o transtorno de esquecer uma cópia desatualizada perdida. Para criar um atalho, clique sobre a pasta ou documento e depois em “Criar atalho”. Isto irá criar um atalho dentro da mesma pasta em que o arquivo está e você pode movê-lo para onde desejar.

Mantenha backup para evitar desastres

O backup dos documentos digitais é muitas vezes negligenciado, mas ele é essencial para evitar perdas se o seu computador apresentar algum problema ou se você, inadvertidamente, deletar um documento. Se você estiver usando armazenamento on-line, mantenha a sincronização em dia. É recomendável ter um backup de seus documentos também em um HD externo, nunca em Pen Drive nem mídias, porque podem falhar. Estabeleça uma rotina — de acordo com a quantidade de arquivos que você produz ou que você adiciona em sua biblioteca, pode ser um backup diário, semanal ou mensal.

A COLEÇÃO DE LINKS

É possível localizar na internet bons textos, áudios e vídeos sobre seu tema de interesse. Eles estão em sites e blogs, estão em serviços como YouTube ou Vimeo, entre outros. Não é preciso baixar tudo para o seu computador, e nem sempre seria legítimo fazê-lo devido à proteção de direitos autorais. Você pode, no entanto, organizar uma biblioteca de links para recursos de seu interesse e que podem também ser compartilhados.

● Os aplicativos
Existem aplicativos que facilitam tanto o armazenamento quanto a organização de links. No entanto, se você uasr para os links o mesmo aplicativo ou programa que usa para outros tipos de recursos, será mais fácil você fazer uma pesquisa completa.

No uso dos aplicativos, é importante criar “tags”, as etiquetas de identificação. Cuidado para ser consistente no uso de tags. Não existe uma regra padrão, mas a recomendação é que você use a mesma lista de assuntos que usa para a catalogação da coleção impressa.  A padronização é fundamental para uma busca rápida eficaz.

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UM PASSO A MAIS: UMA COLEÇÃO DE RECURSOS NO CONTEXTO DA EDUCAÇÃO TEOLÓGICA

Além da sua coleção pessoal de recursos, você pode ter interesse em organizar a biblioteca de uma escola ou instituição teológica.  O roteiro para criar um Centro de Recursos para Educação e Ministério pode ser útil para você dar os passos iniciais.

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