Passo 3. Organizar com praticidade

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Livros e artigos, áudios e vídeos, além dos arquivos digitais que você mesmo produz, recebe de outras pessoas ou encontra na internet, acumulam-se facilmente e costumam “desaparecer” naquela hora em que você mais precisa deles. Gerenciar a sua coleção de recursos requer algum trabalho, dependendo da quantidade de itens, mas vale a pena ter tudo facilmente localizável.

A organização requer também certa criatividade, pois você está livre para escolher o sistema que melhor atende à sua necessidade e o agrada tanto para a disposição nas prateleiras quanto para as pastas no computador. Você pode separar e identificar os itens por assunto, autor ou idioma, colocá-los em ordem alfabética ou combinar mais de um desses métodos. As possibilidades são diversas.

……1. SEPARAR, AGRUPAR, ORDENAR

Separar. A primeira tarefa é separar a sua coleção de recursos por tipo de material. Reúna os itens, tanto impressos quanto eletrônicos, de acordo com o tipo de material:
……>> impressos — livros, revistas, textos, CD, DVDs e outros.
……>> eletrônicos — PDFs, áudios, vídeos, e-books, imagens, apresentações.

Areas temas assuntosAgrupar. Dentro de cada tipo de material, agrupe os itens por grandes áreas e temas a sua escolha. Sugerimos que você use a mesma divisão que você já identificou no Passo 1: Busque com estratégia.

Ordenar. O agrupamento por grandes áreas do conhecimento, combinado com a ordenação por autor, costuma ser a forma de arranjo mais usada para coleções pessoais, mas você pode escolher outro critério que vá ao encontro do uso que você faz dos materiais. As possibilidades são inúmeras. Como se trata da sua coleção pessoal, o arranjo de sua preferência é sempre o “mais certo” desde que ele permita localizar os itens, retirar e devolver da prateleira com rapidez no caso de itens impressos, e inserir itens novos em meio aos já existentes sem perder a ordem lógica escolhida.

……2. CATALOGAR TODOS OS ITENS

Para esta etapa, você precisa escolher um sistema para gerenciar toda a sua coleção de recursos, tanto os impressos quanto os digitais. Mesmo os itens que já estejam em outras plataformas como, por exemplo, Kindle, Logos Bible Software ou Olive Tree devem ser registrados na sua “base de dados” para que você possa fazer uma pesquisa completa. O ideal é que o sistema escolhido possa ser acessado onde quer que você esteja, em qualquer computador ou aparelho móvel. Por exemplo, você pode estar em uma livraria e querer saber se já possui determinado livro.

Planilha. Dependendo da quantidade de itens, você pode registrar a catalogação em uma simples planilha, utilizando programas como Excel, GoogleDrive ou outro de sua preferência. Você deve dedicar cada linha a um item, e o número de colunas é determinado pelos dados que descrevem cada item. Não esqueça de uma coluna para marcar se o livro está na sua estante ou emprestado a alguém. A planilha pode ser acessada on-line se estiver em algum dos serviços de armazenamento. Consulte este tutorial sobre como tirar proveito do Excel para organizar sua biblioteca.

Aplicativos e softwares de uso gratuito. Existem vários softwares gratuitos que ajudam no gerenciamento da sua coleção. Eles permitem uma catalogação mais detalhada. Alguns permitem compartilhar o acervo na internet. Não recomendamos, porém, os softwares de autores autônomos ou empresas pouco conhecidas. É comum que seus desenvolvedores interrompam a manutenção, e se você mudar de computador ou atualizar seu sistema, você não conseguirá mais instalar e/ou rodar o software e perderá todo o seu trabalho de catalogação. Use softwares e aplicativos amplamente reconhecidos e recomendados, pois costumam ser mais estáveis e seus usuários discutem eventuais dificuldades e soluções nos fóruns.

Os softwares e aplicativos que sugerimos são gratuitos e permitem catalogar os diferentes tipos de recursos impressos e digitais, permitem adicionar links para a recuperação rápida dos itens digitais armazenados no seu computador ou disponíveis na internet, e ainda adicionar notas pessoais para cada item.

Instalação no computador, mas com acesso para consulta web (pessoal ou aberta).

Zotero − O Zotero, criado para ser um gerenciador de referências bibliográficas, permite cadastrar todos os tipos de materiais e facilita na recuperação dos dados da obra para elaborar referências bibliográficas e listas bibliográficas. Permite também manter seu catálogo privado ou compartilhar com outros usuários na web. É possível inserir os links de páginas na web ou dos seus próprios arquivos guardados em outro serviço de armazenamento. Você pode reunir em um só software todos os tipos de recursos que possui, organizá-los em pastas e facilitar muito a busca por assunto, pois ele permite fazer uma descrição do item, adicionar palavras-chaves, incluir as notas de leitura, imagens da capa, e ainda arquivar outras imagens e PDFs. Nas notas, você pode também registrar empréstimos e devoluções. Já tem tradução para várias línguas e também o português nas versões web, desktop e portable. Embora o maior uso seja para bibliotecas pessoais, Zotero pode ser usado para acervos comunitários. É possível armazenar diretamente os PDFs e outros documentos no Zotero, mas um grande acervo exigirá adquirir espaço suplementar no programa “premium”, recomendando-se, portanto, o armazenamento em serviços gratuitos como o Dropbox, GoogleDrive ou outro de sua preferência.
Você pode ter sua biblioteca atualizada e sincronizada em todos os seus locais de trabalho e aparelhos móveis: Zotero Web / Zotero Everywhere – Windows standalone version  /  Zotero Android / PaperShip iOs.
Tutorial feito pela Universidade Nova de Lisboa –  Zotero: software de gestão bibliográfica
Tutoriais feitos por usuários na área bíblico-teológicas.:
Getting Organized with Zotero – Ryan Vasut, Southern Baptist Theological Seminary.
Using Zotero for biblical studies research – Thomas Keene, professor no Westminster Theological Seminary.
Why you should organize your personal theological library and a way how – Andy Naselli, professor no Bethlehem College and Seminary

Calibre − O Calibre foi concebido como um gerenciador e leitor de livros digitais multiplataforma (Windows, Linux e Mac), com um grande número de recursos para organizar os e-books. Vários formatos de livros e artigos digitais, incluindo o formato PDF, podem ser lidos a partir do Calibre. Outra utilidade do Calibre é como ferramenta para conversão de formatos digitais. No entanto, ele pode ser usado também para gerenciar os livros que estão nas prateleiras da sua estante, pois é possível inserir dados para organizar itens que não estão em formato digital. O Calibre facilita a busca por títulos, autores e idiomas, e permite o uso de “tags” para assuntos. O processo para gerenciar os livros é prático e eficiente. Ele está totalmente traduzido para português, mas não possui aplicativo próprio para smartphone.
evernote
Evernote − O Evernote não é um aplicativo para catalogação de livros, mas além de guardar suas anotações, ele pode guardar também a catalogação da sua biblioteca. Diferentemente do Zotero e Calibre, que já possuem os campos de catalogação bibliográfica pré-definidos por serem aplicativos para este fim específico, no Evernote você deve usar a sua criatividade para estabelecer uma padronização nos dados da catalogação. Por exemplo, entre a referência bibliográfica completa de cada item. Você pode adicionar facilmente as “tags” para os assuntos. E pode adicionar também imagens. No caso dos livros, pode colocar imagens não só da capa, mas do sumário e de outras páginas importantes para você. Pode também adicionar clips diretamente da internet, e ainda anexar documento com suas notas de leitura, resenhas e muito mais. Crie um caderno do Evernote específico para a sua biblioteca, e use as tags (etiquetas) para facilitar a pesquisa. Se você quiser compartilhar a sua biblioteca com outras pessoas, pode tornar aquela pasta pública ou compartilhada só com as pessoas a quem você enviar o link de acesso.
Instalação no computador

Personal Home Library (PHL) − Apesar do nome, trata-se de um software desenvolvido em português. Na versão monousuário, gratuita, pode ser usado facilmente para gerenciar todas as rotinas de uma biblioteca pessoal ou de porte pequeno. Embora seja um programa completo para a gerência do acervo, sua interface é de uso intuitivo e não requer treinamento especial.
A versão multiusuário, instalada em mais de um computador em rede e com consulta on-line, é adequada para bibliotecas de médio e grande porte, mas não é gratuita.
Tutorial para uso do software
Biblioteca para multiusuário e consulta na web – requer algum conhecimento de informática para instalação.

BibLivre − É um dos softwares gratuitos mais completos e recomendados para gestão de bibliotecas. Realiza os principais procedimentos em bibliotecas: pesquisa; circulação, mediante o controle do acesso para consulta, reserva, empréstimo e devolução, entre outros. Patrocinado pelo Itaú Cultural.

Uma vez escolhido o sistema, você pode dar início ao trabalho de catalogação. Catalogar significa reunir sistematicamente as informações sobre o item para facilitar a busca na sua coleção de recursos. Este passo aplica-se a todos os itens da coleção, independentemente do formato e de onde ficam guardados. Na pesquisa de determinado assunto ou autor, você conseguirá desta forma localizar todo o material independentemente do tipo de suporte impresso ou eletrônico.

As informações da obra. As informações principais para descrever o item são: autor, título, local de edição, editora, data de edição. Se você está familiarizado com referências bibliográficas, estes são os mesmos itens que aparecem em uma referência básica. Na catalogação, você deve incluir ainda o tipo de material (livro, mídia, PDF, vídeo etc.), bem como a grande área a que ele pertence e os vários assuntos tratados no item, que podem para facilitar na hora da pesquisa. Pode incluir também o idioma. O trabalho de catalogação deve ser feito com muito cuidado na digitação para permitir que, por meio dos dados registrados, os itens sejam encontrados. Se houver erros de digitação, o resultado da pesquisa será incompleto.

O lugar onde guardar – ou classificação. Para os itens que ficam em estantes e recebem uma etiqueta, caso você esteja usando um sistema de siglas e números de classificação (conforme veremos mais adiante), é preciso inserir na catalogação os dados que devem aparecer na etiqueta. As etiquetas costumam ser impressas a partir dos dados digitados.

Os assuntos – ou indexação. Uma atenção especial deve ser dada à atribuição dos assuntos para que, na hora da busca, você encontre todos os itens que tratam daquele determinado assunto. Compile uma lista para controle dos assuntos que você decidir adotar, e consulte-a sempre que for catalogar um item. Por exemplo, você precisará decidir entre “Cântico dos Cântico” ou “Cantares de Salomão”, entre “Uso do tempo” ou “Administração do tempo”, e usar sempre a forma escolhida para que, na hora de recuperar a informação, alguns itens não fiquem de fora. Cada item pode ganhar um só ou vários assuntos. Para sugestões, você pode consultar a lista de “tags de Conexão Conselho Bíblico, que traz os assuntos usados na área de discipulado-aconselhamento.
Uma dica para quando você for catalogar sua coleção é visitar o catálogo on-line de bibliotecas que tenham acervo nas áreas de Bíblia, cristianismo e teologia, e verificar como os itens que você vai catalogar foram descritos. Essa visita pode ajudá-lo a identificar melhor o tema, o nome certo do autor, os assuntos e outros dados mais.

Normalmente, os itens são guardados nas estantes ou arquivos por tema ou assunto de que tratam. Lembre-se, porém, que um mesmo item pode tratar de mais de um assunto. Você escolherá um dos assuntos para a na hora de determinar o lugar para colocar na prateleira, mas é imprescindível atribuir todos os assuntos na hora da indexação. Para a sua pesquisa, a indexação é mais importante do que a classificação usada para guardar o item em um ou outro lugar.

……3. IDENTIFICAR OS ITENS IMPRESSOS

Identificação interna: a quem pertence. É recomendável que cada item impresso da sua coleção, seja livro, artigo ou mídia, esteja identificado como pertencente a ela. Muitos escrevem o próprio nome na primeira página dos livros, e outros preferem colar tanto nos livros quanto nas mídias uma etiqueta que tenha seu nome ou talvez um logotipo e o seu e-mail ou outro dado para contato com você.

Identificação externa: onde deve ser guardado. Um sistema de identificação dos itens facilita muito na hora de manter a ordenação dos livros nas estantes, pois você pode usá-los e devolvê-los no seu exato lugar dentro da área à qual pertencem. Indicamos aqui duas possibilidades, que você pode adaptar a seu critério.

● Sistema de identificação por cores. É uma forma imediata de identificação visual e a mais fácil, pois não requer a impressão de etiquetas. Você pode adquirir adesivos coloridos, escolhendo uma cor para cada grande área ou tema da sua coleção, e aplicar no dorso dos livros. Uma vez agrupados os livros por área, dentro de cada área eles são ordenados por autor, na sequência alfabética. Na etiqueta colorida, se quiser, você pode acrescentar as letras iniciais do sobrenome e nome do autor. Alguns indicam como desvantagem para este sistema o fato de que os livros não ficam agrupados por assuntos específicos. No entanto, considerando que você tenha um registro dos itens a partir do qual você pode pesquisar e recuperar a grande área e o autor, e lembrando que um mesmo livro pode tratar de mais de um assunto, esse sistema é simples e ao mesmo tempo bastante eficiente, e mesmo suficiente, para uma biblioteca pessoal de porte pequeno ou médio.

● Sistema de identificação por siglas e números de classificação. Esta forma de identificação requer a impressão de etiquetas. Cada item recebe três tipos de identificação na etiqueta: a grande área a que pertence, o autor e o título. Você pode atribuir a cada grande área uma sigla: por exemplo, pode usar TEO para os itens do grupo de teologia, BIB para Bíblia, ACB para aconselhamento bíblico, e assim por diante. Se os seus livros estiverem ordenados por autor dentro de cada grupo, sugerimos que conste na etiqueta o sobrenome do autor.  E dentro da sequência de obras de um mesmo autor, é bom que os títulos também estejam em ordem alfabética. Para tanto, você pode usar as três primeiras letras de cada título

Um exemplo para o livro Teologia Básica, de Charles Ryrie:
TEO ……(sigla para todos os itens de teologia)
Ryrie          (sobrenome do autor )
Teo …   ..(primeiras letras do título)

A classificação de uma biblioteca para uso pessoal não precisa ser excessivamente detalhada nem precisa seguir os esquemas de classificação mais usados − a Classificação Decimal de Dewey (CDD) ou a Classificação Decimal Universal (CDU). No entanto, em lugar das siglas que identificam os grupos você poderia usar as classes e divisões básicas de um desses esquema de classificação. Aqui você encontra um panorama da CDD e a divisão para classificar livros de teologia e Bíblia. Também é possível baixar em formato PDF. Em português, você pode usar este resumo da CDD, suficiente para uma biblioteca pessoal. Na biblioteconomia, existem tabelas para a ordenação dos itens na prateleira pela ordem de autor − as tabelas PHA (é preciso adquirir) e Cutter (livre acesso).  Lembre-se, porém, de que no caso de uma biblioteca pessoal, quanto mais simples o sistema de classificação, mais fácil e imediata será a administração e recuperação da informação.

Um exemplo para o mesmo livro, usando a CDD e a tabela Cutter para a notação do autor:
231 ……. (231 de teologia cristã pela tabela da CDD para indicar o tema)
R995t …..(para mais títulos do mesmo tema [231] e autor [R995] iniciando com a letra T, insira mais letras do título)

Você pode usar também um método “misto”: a classificação simplificada da CDD para os assuntos, e letras para indicar o autor e o título. A vantagem deste método é que ele permite separar os assuntos dentro das grandes áreas e ainda mantém a praticidade de não depender da tabela Cutter. Você pode associar a ele o uso de etiquetas coloridas por área, facilitando ainda mais a identificação visual. É um método que recomendamos para bibliotecas pessoais de porte médio a grande.

Mais um exemplo para o mesmo livro:
231 ……. (231 de teologia cristã pela tabela da CDD para indicar o tema)
Ryrie         (sobrenome do autor )
Teo ……..(primeiras letras do título)

……4. GUARDAR OS ITENS IMPRESSOS: A ARRUMAÇÃO DE ESTANTES E ARQUIVOS

Os livros
● As estantes de livros devem estar em ambiente seco, iluminado, mas sem luz solar direta incidindo sobre os livros.
● As estantes de metal são preferíveis para a conservação dos livros, mas as de madeira também podem ser usadas para uma biblioteca particular desde que estejam livres de cupins, mofo e umidade. Um aspecto importante a ser considerado é a previsão para crescimento da biblioteca e a aquisição de estantes modulares pode facilitar.
● Deixe sempre um pequeno espaço entre a estante e a parede. A parede pode transmitir umidade aos livros e, com a umidade, surgem os fungos. Se você colocar os livros na parte da frente da prateleira, o ar pode circular entre eles e a parede e impedir que mofem com facilidade.
● Na prateleira, os livros devem ficar folgados para facilitar a retirada.
● A melhor posição para um livro é a vertical. Não guarde os livros inclinados. Use aparadores para mantê-los retos.
● Os livros maiores devem estar em prateleiras com altura adequada. Em último caso, deixe-os na posição horizontal, tendo o cuidado de não sobrepor mais de três volumes.
● Dentro do possível, na arrumação inicial, deixe um terço das prateleiras livres para comportar o crescimento.

Reunimos algumas sugestões de estantes criativas para ambientes informais da sua casa.  Confira aqui.

As apostilas, revistas, textos e mídias
No caso de apostilas e textos impressos em papel, o ideal é ficarem reunidos em pastas suspensas etiquetadas por temas. Estas pastas podem ser guardadas em gavetas de arquivo ou em caixas para pastas, que podem ficar em prateleira de estante.

A coleção de revistas pode ficar organizada por temas, títulos, anos de edição e pelos números correspondentes a cada ano. Se o número de revistas for considerável e não quiser deixá-las empilhadas na estante para não saírem facilmente da ordem, pode usar caixas de arquivo com etiqueta de identificação do título da revista e colocar as caixas na estante em ordem alfabética ou por temas.

CDs e DVDs devem ficar em arquivos próprios para mídias ou guardados verticalmente em estantes, dentro de suas caixinhas plásticas.

Uma regra válida para todos os itens: “Tirou para usar, devolveu no lugar certo”. Deixe de lado a preguiça, pois assim tudo estará facilmente disponível na hora em que você mais precisar.

A manutenção. Para prolongar a vida útil da sua coleção de recursos, é preciso fazer uma manutenção periódica. Confira aqui como fazer a limpeza dos livros.
● Retire todos os livros da estante, mas não todas as prateleiras de uma só vez, pois seria mais trabalhoso recolocá-los na ordem certa. Faça a limpeza de uma prateleira por vez e empilhe os livros na ordem de retirada. Comece a limpeza pela prateleira mais alta.
● Limpe a estante com um pano úmido, mas quase seco e, em seguida, passe um pano seco. Evite passar lustra-móveis, já que os resíduos podem infiltrar no papel.
● Tire o pó dos cortes laterais de cada livro com uma trincha macia tendo o cuidado de segurar o volume bem fechado para que o pó não infiltre nem aconteçam rasgos nas páginas.
● Se os cortes estiverem muito sujos ou com marcas deixadas por insetos pode-se fazer a limpeza com uma lixa fina, em movimentos suaves ao longo do corte. Proteja a capa do atrito da lixa inserindo uma folha de papel como uma orelha entre a beirada da capa e o corte ou miolo do volume.
● Passe um pano seco na capa. Nada de pano úmido nem qualquer tipo de material de limpeza.
● Antes de repor os livros na prateleira, folheie rápida, mas cuidadosamente para arejar. O virar das páginas oxigena o material e impede a acumulação de microrganismos que atacam o papel.

Textos e sites especializados no cuidado com os livros:
Robert J. Milevsky. Manual de pequenos reparos em livros
Como Fazer Conservação Preventiva

……5. GUARDAR OS ITENS DIGITAIS: A ARRUMAÇÃO DAS PASTAS DO COMPUTADOR

É possível encontrar recursos de boa qualidade na internet, liberados para serem baixados legalmente para seu computador. Todos os recursos armazenados no computador devem estar organizados em pastas. Nunca os deixe na área de trabalho ou espalhados aleatoriamente no computador em meio aos seus documentos ativos de trabalho ou quaisquer outros documentos arquivados, mas que não pertençam à sua coleção para estudo e ministério.

Sugerimos que a divisão principal seja por tipo de recurso: textos, áudios, vídeos, e-books, slides. Recomendamos que você mantenha backup em serviços on-line de todos os seus recursos para evitar perdas, e também porque esses serviços facilitam o acesso a partir de aparelhos móveis. É possível que você distribua o seu acervo em mais de um serviço de armazenamento on-line, especialmente se você não desejar pagar por espaço extra, e por isso sugerimos que você os divida por tipo de recurso. Existe uma variedade de serviços e planos de armazenamento, que você deve avaliar e escolher.

Se o número de documentos for grande, e você quiser facilitar a pesquisa direta na estrutura de pastas, você pode usar algumas subpastas. Ao dar um nome para identificar cada documento, procure ser constante no formato, dando preferência à sequência “Autor_Titulo”.  Para mais detalhes, consulte Como organizar seu material de pesquisa e estudo no computador.

.…..6. UM ACERVO ON-LINE: ORGANIZAR E GUARDAR UMA BIBLIOTECA DE LINKS

É possível localizar na internet bons textos, áudios e vídeos sobre seu tema de interesse. No mundo on-line, porém, as mudanças acontecem com extrema rapidez. Com frequência, os sites passam por reestruturação ou alteram endereços de forma que podemos não encontrar mais aquilo havíamos visto tempo atrás. Para que você tenha acesso permanente ao conteúdo das páginas, é recomendável usar o InternetArchive, serviço que guarda gratuitamente uma cópia das páginas da internet que você escolher. Ele possui também uma extensão para o navegador Chrome, que facilita o uso.

De nada adianta, porém, coletar uma enorme quantidade de links, mas sem nenhuma organização que permita uma rápida recuperação. Existem aplicativos que facilitam bastante tanto o armazenamento como a organização do material coletado na internet. No uso de aplicativos, é importante criar “tags”, as etiquetas de identificação. Por exemplo, se você está coletando links relacionados a ansiedade, crie uma tag “ansiedade” para marcá-los, de forma que você os possa encontrar rapidamente. Cuidado para ser consistente no uso de tags. Não exite uma regra padrão para atribuir assuntos, mas aqui estão algumas dicas:
● estabeleça as tags de assunto de acordo com o seu vocabulário e os seus interesses, para que você possa encontrar rapidamente o que procura entre tantos links;
● use quantas tags quiser e lembre que você pode mudar, adicionar ou excluir tags a qualquer momento;
● seja consistente no uso das suas tags para que você encontre o que precisa. Por exemplo, use sempre “artigos” em lugar de usar às vezes “artigo” (no singular) e outras vezes “artigos” (no plural).
●de preferência, use para os links e o material coletado na internet a mesma nomenclatura de assuntos que você usa para o restante da coleção de recursos.

As ferramentas sugeridas. Se você quer ter os recursos só para o uso pessoal, recomendamos o Evernote, organizando o conteúdo em cadernos e marcados com “tags” para facilitar a busca. Tudo ficará disponível para uso no momento adequado, e ainda sincronizado para você usar onde quer que esteja. Uma grande vantagem do Evernote é que você tem uma cópia do conteúdo no seu computador, caso esse conteúdo não possa ser acessado on-line. É possível compartilhar conteúdo a partir do Evernote, enviando um link das suas notas ou dando acesso a um caderno, mas se você deseja compartilhar sistematicamente seus achados via internet, existem outras ferramentas mais adequadas.

Nossa sugestão para uma biblioteca de links que outras pessoas possam consultar além de você é o Diigo – Digest of Internet Information, Groups and Other stuff. Ele é uma ferramenta gratuita para o compartilhamento de conteúdo encontrado na internet. Além de oferecer extensões nos vários navegadores para facilitar o processo de salvar as páginas desejadas. Qualquer pessoa pode pesquisar entre os seus favoritos públicos no Diigo sem ser necessário cadastrar-se no serviço, tornando-o uma excelente ferramenta para o ministério. Uma desvantagem do Diigo é que ele não tem um aplicativo que permita armazenar diretamente os itens no seu computador, mas é possível obter um backup periódico a partir do Diigo e instalá-lo em outra ferramenta.

Para mais detalhes sobre como organizar uma biblioteca de links e material encontrado na internet, veja  Como coletar e aproveitar artigos e mídias encontrados na internet.

……7. O DESCARTE

A sua coleção de recursos não tem valor pelo número de itens que ela reúne, mas pela utilidade dos mesmos. É importante que você faça uma revisão periódica e descarte os itens que perderam valor pela obsolescência do conteúdo ou pelo desuso.

Antes de descartar um livro, se você identificar uma ou outra página que contêm informações que podem ser úteis, digitalize e guarde no seu arquivo organizado por assuntos. Evite arrancar e guardar páginas soltas.