Série Formar e Usar uma Coleção de Recursos Informacionais: Organizar os recursos – 4

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Descobrir com organizar a sua coleção é fundamental para que todos os recursos impressos e digitais estejam facilmente ao seu alcance para uso. 

Livros, artigos e mídias, e mais todos os tipos de arquivos digitais que encontramos na internet, produzimos ou recebemos de outras pessoas, acumulam-se facilmente e precisam de organização para não “desaparecerem” naquela hora em que mais queremos encontrá-los ou mesmo necessitamos deles. Gerenciar uma coleção de recursos requer algum trabalho, dependendo da quantidade de itens, mas vale a pena ter tudo facilmente localizável. A organização requer também certa criatividade, pois cada um de nós está livre para escolher o sistema que melhor atende à sua necessidade e o agrada tanto para a disposição nas prateleiras quanto para as pastas no computador. Podemos separar e identificar os itens por assunto, autor ou idioma, colocá-los em ordem alfabética ou combinar mais de um desses métodos. As possibilidades são as mais diversas.

A COLEÇÃO DE RECURSOS IMPRESSOS

Examine a coleção de recursos: separe, agrupe e ordene

O primeiro passo é examinar cada item que você possui e decidir se você quer mantê-lo em sua coleção. Lembre-se de que alguém que possui 500 recursos excelentes e bem organizados para o uso está melhor equipado do que alguém que possui 5 mil recursos desorganizados, e poucos recursos bons perdidos entre outros inúteis. Não guarde materiais que você já sabe que não têm utilidade. Estes só acumulam poeira na estante.

Uma vez feito o descarte inicial, comece por separar os itens da sua coleção de acordo com o tipo de material: livros, revistas, textos. Em seguida, dentro de cada tipo de material, você deve agrupar os itens que tratam do mesmo assunto. Você precisa definir grandes temas como, por exemplo, Bíblia, Teologia, Aconselhamento, Vida Cristã, e assim por diante, dependendo das suas áreas de interesse e das disciplinas que você estuda ou leciona. A separação por temas costuma ser a mais usada, mas você pode escolher outro critério que vá ao encontro do uso que você faz dos materiais. Como se trata da sua biblioteca pessoal, a ordenação de sua preferência é sempre a “mais certa” desde que ela permita localizar o item, retirar e devolver da prateleira com rapidez, inserir itens novos em meio aos já existentes sem perder a ordem lógica escolhida. Dentro de cada grupo, você deve agora ordenar os itens por autor. O agrupamento por grandes áreas de interesse, combinado com a ordenação por autor, costuma ser a forma de arranjo mais usada para coleções pessoais.

Escolha a maneira de identificar os itens da sua coleção física

● Identificação interna. É recomendável que cada item físico da sua coleção esteja identificado como pertencente a ela. Muitos escrevem o próprio nome na primeira página dos livros, e outros preferem colar tanto nos livros quanto nas mídias uma etiqueta que tenha seu nome, acompanhado ou não de algum dado para contato com você. Isso é muito importante se você costuma emprestar seu material impresso.

● Identificação externa para ordenação na estante. Um sistema de identificação dos itens facilita muito na hora de manter a ordenação dos livros em estantes, pois você pode usá-los e devolvê-los no seu exato lugar dentro da área à qual pertencem. Indicamos aqui duas possibilidades, que você pode adaptar a seu critério

• Sistema de identificação por cores. É uma forma imediata de identificação visual e a mais fácil, pois não requer a impressão de etiquetas. Você pode adquirir adesivos coloridos, escolhendo uma cor para cada grande área ou tema da sua coleção, e aplicar no dorso dos livros. Uma vez agrupados os livros por área, dentro de cada área eles podem ser ordenados por autor, na sequência alfabética e, para facilitar isso, você pode acrescentar na etiqueta as letras iniciais do sobrenome ou nome do autor. Alguns indicam como desvantagem para este sistema o fato de que os livros não ficam agrupados por assuntos específicos. No entanto, considerando que você tenha um registro dos itens a partir do qual você pode pesquisar e recuperar a grande área e o autor, e lembrando que, frequentemente, um mesmo livro trata mais de um assunto, esse sistema é simples e ao mesmo tempo suficiente e bastante eficiente para uma biblioteca pessoal de porte pequeno ou médio.
• Sistema de identificação por siglas e por números de classificação. Essa forma de identificação requer a impressão de etiquetas. Cada item recebe três tipos de identificação na etiqueta: a grande área a que pertence, o autor e o título. Você pode atribuir a cada grande área uma sigla: por exemplo, pode usar TEO para os itens do grupo de teologia, BIB para Bíblia, ACB para aconselhamento bíblico, e assim por diante. Se os seus livros estiverem ordenados por autor dentro de cada grupo, sugerimos que conste na etiqueta o sobrenome do autor.  E dentro da sequência de obras de um mesmo autor, é bom que os títulos também estejam em ordem alfabética. Para tanto, você pode usar as três primeiras letras de cada título.  Este é um exemplo para o livro Teologia Básica, de Charles Ryrie:

A classificação de uma biblioteca para uso pessoal não precisa ser excessivamente detalhada nem precisa seguir os esquemas de classificação mais usados: a Classificação Decimal de Dewey (CDD) ou a Classificação Decimal Universal (CDU). No entanto, em lugar das siglas que identificam os grupos você poderia usar as classes e divisões básicas de um desses esquema de classificação. Aqui você encontra um panorama da CDD (em inglês), incluindo a divisão 200 para classificar livros de teologia e Bíblia. Em português, você pode usar este resumo da CDD, suficiente para uma biblioteca pessoal. Na biblioteconomia, existem tabelas para a ordenação dos itens na prateleira pela ordem de autor: as tabelas PHA (é preciso adquirir) e Cutter (livre acesso).  Lembre-se de que no caso de uma biblioteca pessoal, quanto mais simples o sistema de classificação, mais fácil e imediata será a administração e recuperação da informação, mas este é um exemplo de classificação do mesmo livro usando a CDD e a tabela Cutter para a notação do autor:

Cuidado com a manutenção dos itens impressos

• Arrumação. Mantenha os itens sempre devidamente ordenados na estante, e faça limpeza periódica para não acumular poeira.
• Os empréstimos. Nunca esqueça de registrar os empréstimos feitos a outras pessoas. Em lugar de anotações avulsas, é bom que o registro seja feito no próprio programa que você utiliza para gerenciarr a sua biblioteca.
• O descarte.  A sua coleção de recursos não tem valor pelo número de itens que ela reúne, mas pela utilidade dos mesmos. É importante que você faça uma revisão periódica e descarte os itens que perderam valor pela obsolescência do conteúdo ou pelo desuso. Antes de descartar um livro, se você identificar uma ou outra página que contêm informações que podem ser úteis, digitalize e guarde no seu arquivo organizado por assuntos. Evite arrancar páginas.

O GERENCIAMENTO DE TODA A SUA COLEÇÃO DE RECURSOS

● Uma planilha. Dependendo da quantidade de itens, você pode registrar a catalogação em uma simples planilha. Use uma linha para cada item da coleção. O número de colunas é determinado pelos dados dos itens: autor, título, editora, data de publicação, assuntos, e outros mais que você queira acrescentar. Não esqueça de uma coluna para marcar se os livros estão na sua estante ou emprestados a alguém. Essa planilha poderá ser acessada on-line se estiver em algum dos serviços de armazenamento nas nuvens.

● Um aplicativo ou programa específico para gerenciamento de biblioteca. Se você possui um número maior de itens, existem aplicativos e programas gratuitos que ajudam no gerenciamento da sua biblioteca. Eles permitem uma catalogação mais detalhada – embora não necessariamente difícil e complicada – e uma recuperação efetiva na hora do uso. Se pesquisar na internet, você encontrará também vários programas específicos para organizar bibliotecas, dos mais simples aos mais complexos. Você pode testá-los e fazer sua escolha. Dê preferência àqueles que permitam registrar tanto os itens impressos quanto os digitais. O ideal é que o sistema escolhido possa ser acessado onde quer que você esteja, em qualquer computador ou aparelho móvel. Por exemplo, você pode estar em uma livraria e querer saber se já possui determinado livro.

● O aplicativo de anotações. Você pode usar o próprio aplicativo de notas como Notion, OneNote ou outro, com a vantagem de poder fazer uma pesquisa completa, abrangendo todos os formatos em que a informação pode estar contida.

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Catalogue a coleção física
Crie uma entrada para cada item da sua coleção. Além dos dados bibliográficos básicos, você pode inserir imagens da capa e do sumário, pode juntar as suas anotações de leitura, as fotos de trechos importantes, e tudo mais que você criativamente pensar. Para cada item coloque um título simples na entrada, padronizado como, por exemplo: “Autor da obra. Título da obra”.
Catalogue a coleção digital
Crie igualmente uma entrada para cada artigo, vídeo, áudio ou texto que está armazenado no se computador. Lembre-se de que, por segurança, é recomendável que você tenha esses arquivos armazenados em algum serviço on-line, para poder restaurá-los em seu computador sempre que necessário. Quando registrar os itens da sua coleção digital, insira o link para onde estão armazenados.
Quando estiver catalogando e-books guardado no Kindle, pode juntar também as anotações e os destaques que você fez ali – eles estão em https://kindle.amazon.com/your_highlights e você pode copiá-los manualmente ou com a extensão WebClipper que pode ser instalada em seu computador.
Forme uma coleção de links para recursos encontrados na internet.
O WebClipper, que os aplicativos de notas disponibilizam,  é a ferramenta certa para isso. Ele permite não apenas capturar a URL de um artigo, mas também permite que você salve o texto do artigo, o que potencializa sobremaneira a sua pesquisa e também a certeza de que amanhã aquele conteúdo ainda poderá ser acessado mesmo que a página original não esteja disponível.

Recomendações para gerenciar sua inteira coleção de recursos
As informações principais para descrever os itens mencionados acima são: autor, título, local de edição, editora ou site de origem, data de edição. Se você está familiarizado com referências bibliográficas, estes são os mesmos itens que aparecem em uma referência básica. Na catalogação do seu acervo, você deve incluir ainda o tipo de material (livro, PDF, vídeo etc.), os vários assuntos tratados no item e o idioma. Uma atenção especial deve ser dada à atribuição dos assuntos para que a busca seja eficaz: compile uma lista para controle dos assuntos que você decidir adotar. Cada item pode ganhar um só ou vários assuntos. Desta forma, na pesquisa de determinado assunto ou autor, você conseguirá localizar todo o material independentemente do tipo de suporte impresso ou eletrônico – livros, artigos, mídias, e-books e assim por diante.

O ARMAZENAMENTO DOS ITENS DIGITAIS MAIS PESADOS

Para guardar os arquivos de texto ou mídia mais pesados que talvez não seja possível inserir diretamente no aplicativo em que reuniu o seu conteúdo, você pode recorrer a um dos serviços de armazenamento na nuvem. Escolha um serviço multiplataforma, que possa ser sincronizado e acessado tanto pelo seu computador quanto pelo celular.

• É recomendável usar a mesma divisão e nomenclatura de pastas que você usa no aplicativo onde guarda os demais recursos;
• comece por “destralhar”: eliminar tudo aquilo que não tem mais utilidade;
• os conteúdos novos devem ir imediatamente para o lugar certo – não os deixe na área de trabalho nem na pasta nativa de download – e, aos poucos, reorganize os demais;
• se você tiver arquivos pesados como textos longos, áudios e vídeos, e não quiser ter despesas com armazenamento, pode distribui-los em vários serviços para aproveitar o limite gratuito de cada um deles, separando-os por tipo de recurso ou por área de responsabilidade: todos os textos em um serviço e mídias em outro, ou uma inteira área de responsabilidade em um serviço e outra área em outro serviço.
•  mesmo usando vários serviços de armazenamento, existe uma maneira para você ter tudo organizado em um só lugar para pesquisa e acesso: basta criar na sua base pessoal de conhecimento uma nota para aquele arquivo pesado que está no serviço de armazenamento e colocar um link de acesso a ele;
• faça limpezas periódicas, delete o que não será mais útil e verifique que cada conteúdo esteja no devido lugar dentro da sua estrutura de organização.

Uma utilidade importante dos serviços de armazenamento é a possibilidade de manter um backup regular de todos os arquivos, inclusive enquanto você trabalha no computador. Se acontecer alguma coisa com o seu computador, o seu trabalho estará seguro, sincronizado na internet, e você poderá dar continuidade a ele em outro computador. Use um serviço que sincronize automaticamente para você não precisar ficar constantemente preocupado com fazer o backup.

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