Como administrar sua agenda para ter tempo de ler e estudar

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Essas dicas têm por propósito ajudá-lo a ser mais produtivo na leitura e no estudo, e você pode adaptá-las de acordo com seus projetos. Um ponto importante para que elas deem o resultado esperado é que você se disponha a tratar o tempo de estudo com seriedade, assim como você encara o tempo de trabalho: dificilmente alguém estaria pronto ou disponível para interromper o dia de trabalho e sair para passear com um amigo, ir arrumar sua casa ou jogar conversa fora, a menos que quisesse correr o risco de ser demitido.  O risco que você corre com um estudo descompromissado é não alcançar suas metas e arcar com as consequências da sua indisciplina, quaisquer que elas sejam no seu caso. Mais importante ainda, não perca de vista a dimensão maior: o tempo é um presente de Deus e deve ser muito bem usado!

quadro11. Estabeleça suas prioridades. Administrar bem sua agenda não começa com aprender a ser uma pessoa disciplinada, mas com saber identificar a razão e a importância de cada atividade. Não adianta fazer muito se você não estiver fazendo as atividades que deve fazer. Para ter uma perspectiva mais ampla do uso do seu tempo e poder situar o estudo neste contexto, liste as diversas áreas de responsabilidade em sua vida, entre as quais o seu tempo é dividido – relacionamento pessoal com Deus, sua família, envolvimento na igreja local, trabalho, estudo, os relacionamentos interpessoais e o cuidado pessoal. Estabeleça quais são as suas metas em cada área, ou seja, aquilo que você quer alcançar, por exemplo, ao longo do ano. Identifique os compromissos e atividades que você deve cumprir para atingir satisfatoriamente as metas. Alguns compromissos e atividades envolvem a participação de outras pessoas e não são opcionais. Outros você pode administrar e mesmo cortar quando não couberem no tempo disponível. Para fazer inserções e cortes sábios, você precisa estabelecer prioridades. Considerando um grande conjunto de atividades, que reúne as atividades que você não deve fazer (talvez deva delegar), aquelas que poderia fazer e aquelas que gostaria de fazer, identifique quais são as atividades que você, de fato, deve fazer. Estas últimas são inegociáveis e devem ir em primeiro lugar para a sua agenda. Faça menos, mas faça as coisas certas!

quadro22. Use agenda e listas para fazer e cumprir o seu planejamento. Se você não tiver um planejamento para o uso do tempo, você começará a fazer a primeira coisa que aparecer à sua frente e deixará de seguir suas prioridades. Você pode usar uma agenda em papel ou digital. Caso use uma agenda em papel, prefira um modelo com visualização semanal. Por outro lado, se você possui um computador, notebook, tablet ou smartphone, um calendário digital como o Calendário do Google pode facilitar bastante sua vida. Ele permite visualizar não só a sua agenda, mas também agendas compartilhadas com você, e ter um panorama geral dos compromissos. O uso de cores diferentes para cada agenda facilita muito a visualização. Você pode acessar seu calendário em qualquer lugar, no computador ou no aparelho móvel, pois existem aplicativos para os diversos sistemas operacionais e a sincronização garante que o calendário esteja sempre atualizado. É possível anexar arquivos, links e e-mails aos compromissos.

A sua agenda pode ser usada não somente para planejamento, mas também para registrar o uso real que você fez do tempo. Isso permite que você avalie o planejamento e perceba como pode administrar melhor seu tempo, quanto tempo é de fato necessário para cada tarefa e quais atividades podem ser incluídas ou devem ser excluídas no seu dia. Outra utilidade de marcar tudo quanto você fez é poder pesquisar na agenda e localizar os compromissos passados como, por exemplo, quando você fez determinado telefonema, viajou, foi a uma consulta médica ou entrou em contato com determinada pessoa. Cuidado: reúna as anotações em um único lugar, pois de nada adiantará você ter, por exemplo, uma agenda digital e outra em papel com metade dos compromissos anotados em uma delas e metade anotada em outra.

●  Trabalhe sempre em duas dimensões: um planejamento anual/mensal e um planejamento semanal/diário.
Planejamento anual/mensal – insira as datas importantes e os compromisso fixos que já estão marcados ao longo do ano. Insira-os como “eventos”, pois aparecerão no início de cada dia.

Planejamento semanal/diário – faça um mapa básico da sua “semana padrão”, separando inicialmente os blocos de tempo ocupados pelas atividades fixas em cada dia da semana. Marque no calendário o horário de início e de fim da atividade. Você tem atividades em horários fixos para o trabalho, aulas reuniões da sua igreja, e outras responsabilidades que envolvam mais pessoas. Use uma cor para essas atividades fixas, de modo que você identifique facilmente os blocos de tempo já comprometidos e cujo horário e duração independem diretamente de sua escolha. Você deve marcar também, para cada dia da semana, os blocos de tempo para as atividades pessoais básicas como sua devocional diária, o cuidado pessoal, o cuidado da família, e também o deslocamento entre uma atividade e outra — este último não pode ser esquecido, pois a sua divisão do tempo precisa ser detalhada e realista. Agora você pode administrar o uso dos demais blocos de tempo seguindo as suas prioridades. Como nosso foco aqui está na área de estudo, identifique todos os blocos de tempo que podem ser usados no seu dia e na sua semana para “ESTUDO” — atribua uma cor que lhe permita visualizá-los facilmente.

●  Prazos na agenda. A maioria dos compromissos que envolvem estudo vêm com prazos, quer se trate de uma leitura, de um artigo ou texto para escrever, de uma aula para dar ou uma palestra, e assim por diante. Marque o prazo de entrega na sua agenda como um “evento”.

Tarefas na lista. Se você estiver lidando ao mesmo tempo com  vários projetos de estudo que precisam ser desenvolvidos paralelamente, ou várias matérias de estudo cada uma com suas exigências, faça inicialmente uma lista que inclua tudo o que está “pesando na sua cabeça” para ser feito. Isso fará com que a sua mente precise se ocupar agora apenas com “fazer”, e não mais com “lembrar” e “fazer”. Em seguida, organize as tarefas que constam desta lista de acordo com as datas em que você deve finalizar cada uma. Nos seus blocos de tempo “ESTUDO”, siga esta lista, sem ficar pulando para as tarefas mais agradáveis, e terá certeza de estar fazendo o estudo prioritário para aquele dia.

●  Para quem tem mais de um projeto em andamento, uma variante desse método é atribuir um tema para os blocos de estudo de determinado dia ou mesmo para cada bloco. Por exemplo, você pode estabelecer que às segundas-feiras estudará tal disciplina e às terças-feiras trabalhará no livro que você está escrevendo.

●  Para preparar e manter as listas de tarefas, é útil recorrer a um aplicativo de gerenciamento de atividades. Sugerimos o uso de Tarefas do Google,  pois este aplicativo, apesar da interface simples perto de outros aplicativos mais complexos, pode ser integrado na versão gratuita com o calendário do Google para o registro de prazos de término de tarefas. Existem outros aplicativos excelentes para gerenciar tarefas, mas todos eles requerem uma versão paga para fazer a integração com o calendário. Com as Tarefas do Google você pode criar a lista para o tempo de estudo, listas para cada projeto, e inclusive listas para gerenciar as atividades relativas às suas demais áreas de responsabilidade além do estudo. Embora ele não seja um aplicativo criado para o gerenciamento de tarefas, o Evernote pode ser usado para este fim, especialmente se você já o usa e não quer instalar um aplicativo a mais. Ele também sincroniza tarefas com o calendário do Google de forma gratuita.

quadro33. Tarefas grandes ou complexas precisam ser quebradas. Tarefas grandes  devem ser quebradas em tarefas menores, ou “subtarefas”, com prazos específicos.  As tarefas pequenas são menos intimidadoras: saber que você tem um capítulo de 50 páginas para ler naquele bloco de tempo é menos intimidador do que ver na lista de tarefas um livro inteiro de 500 páginas!

Estabeleça metas diárias, semanais ou mensais a atingir, conforme o caso, e distribua os prazos no calendário. Faça uma projeção realista do tempo necessário para o cumprimento de cada “subtarefa”. Se você não tem noção real de tempo necessário, estime para mais, nunca para menos. Por exemplo, se você tem três livros para ler, estabeleça uma data limite para cada um deles. Se deve escrever uma monografia de cinco capítulos, faça uma previsão para o término de cada capítulo. Insira na sua agenda não só todos o prazo de conclusão/entrega do projeto como um todo, mas também os prazos para as “subtarefas” que você determinou.

quadro44. Conclua uma tarefa antes de passar à seguinte. Siga a lista de tarefas de estudo na ordem estabelecida. Se vier à mente uma excelente ideia relacionada a outra tarefa, anote-a para que possa lembrá-la mais adiante, mas não mude seu foco nem pule de tarefa em tarefa deixando tudo inacabado. Tenha sempre ao seu lado um bloco de notas em papel ou digital.

quadro55. Mantenha anotações de onde parou. Quando seu dia a dia envolve uma variedade de atividades, pode ser mais trabalhoso lembrar onde você parou em sua lista de tarefas de estudo para poder, então, dar continuidade. Registre junto à lista de tarefas uma nota que ajude a lembrar o ponto de parada, o que estava fazendo, as ideias para prosseguimento. Use sempre os minutos finais de um bloco de estudo para escrever esta nota. Consulte a nota antes de iniciar o bloco de estudo seguinte para que você possa se situar e entrar com a mente engrenada.

quadro66. Use a estratégia do “bloco livre”. Lembre-se de que a vida envolve mais do que leitura e estudo. Não só há outras coisas acontecendo em sua vida, mas é bem provável que aconteçam também interrupções imprevistas que exigirão um “tempo extra”, mas que já deve estar de certa forma “planejado” quando você marcou a data de conclusão do seu projeto para alguns dias antes do prazo final de entrega. É muito importante, portanto, não deixar etapas da conclusão do seu trabalho para o último minuto antes da entrega. Na hora de atender a demandas imprevistas, considere que cada “sim” a uma nova atividade é um “não” a outra atividade: há lugar para ser flexível e sensível a Deus no cumprimento do seu plano, mas lembre-se de que algo é deixado de lado quando você diz “sim” a uma atividade que não estava prevista.

Busque manter o equilíbrio entre pessoas e tarefas. Se você lotar a sua agenda com atividades, as pessoas passarão a ser um incômodo indesejável. Você as evitará ou você lhes dará atenção, mas terminará o dia com suas tarefas inconclusas. Uma estratégia útil para lidar com os envolvimentos imprevistos, mas importantes, é deixar diariamente um bloco livre de pelo menos uma hora em sua agenda. Caso nenhum imprevisto aconteça, você pode usá-lo para adiantar outras tarefas.

quadro17. Planeje o descanso e o cuidado físico.  Deus nos “projetou” para o trabalho e descanso. Trabalhar sem descanso diminui a produtividade. Durante os blocos de estudo, procure dar uma breve parada – entre 5 a 10 minutos – a cada hora de atividade intensa de estudo. Um recurso usado e aprovado por muitos é a chamada Técnica Pomodoro, que sugere um intervalo de 5 minutos a cada 30 minutos de concentração na tarefa. Você pode conhecer mais a este respeito aqui e aqui e adaptá-lo conforme suas características pessoais e conveniência.

alimentação em intervalos regulares, desde o café da manhã, e o exercício físico são dois elementos indispensáveis na sua agenda, que lhe garantirão estar em forma para ser produtivo. Não se esqueça das horas suficientes de sono, pois elas são essenciais para o bom rendimento no trabalho. Quando você está cansado por não ter dormido o suficiente, o trabalho não rende.

quadro28. Estude com os recursos certos, no lugar certo e no momento certo. Dando início a um bloco de tempo separado para estudo, identifique a tarefa a cumprir, verifique os recursos necessários e como ela deve ser feita para poder fazer certo na primeira vez. Escolha um local silencioso, onde possa trabalhar sem distração, por um período fixo de tempo, pois recuperar o foco requer tempo significativo mesmo após uma pequena interrupção/distração. Deve ser um lugar confortável em termos de iluminação e som, e bem organizado. Estudar cada dia em um lugar, em meio a desordem, não é produtivo.

Procure conhecer o seu biorritmo e identificar os momentos do dia nos quais é mais produtivo. Separe as horas em que você está mais alerta para as atividades que requerem maior atenção. Por exemplo, se você costuma ficar sonolento à noite, não separe as últimas horas do dia para a leitura. Você dormirá sobre o livro. Consulte as dicas de Como ler com proveito.

Poupe tempo reunindo tarefas semelhantes. Por exemplo, se você precisa fazer pesquisa em uma biblioteca para duas disciplinas, estabeleça um bloco de tempo para ir à biblioteca e cumprir ambas as tarefas.  Se precisa enviar ou responder a mensagens ou e-mails, reúna-os em determinado bloco de tempo, para que em outro bloco você possa se concentrar na leitura sem mudar seu foco.

Além dos blocos separados para estudo, nos quais você se beneficiará de estar em lugar que favoreça a concentração, você pode aproveitar outros momentos do dia para um “estudo multitarefa” de um conteúdo que requeira menor dedicação para a compreensão. Você pode ler enquanto espera ser atendido. Você pode ouvir uma gravação enquanto dirige para o trabalho, passa a ferro sua roupa em casa ou se exercita diariamente.

quadro39. Evite a dispersão de atenção entre aplicativos. Use a tecnologia a seu favor, tirando proveito de ferramentas que podem ajudá-lo a ser mais produtivo. Cuidado, porém, com as redes sociais e os e-mails desnecessários durante o tempo de estudo.  É muito difícil conseguir manter o foco quando você é chamado constantemente a responder mensagens.

Cuidado também com o uso de uma quantidade excessiva de aplicativos que podem dispersar as informações vitais para o estudo. Sugerimos acima que você concentre no Calendário Google todo o agendamento de compromissos e prazos, e use um gerenciador de tarefas integrado com o calendário. Para o gerenciamento do conteúdo de pesquisa que você coleta na internet, na biblioteca ou registra em notas pessoais, sugerimos que você use o Evernote. E para facilitar a localização do conteúdo para determinada tarefa, é recomendável que você use para os “cadernos” do Evernote a mesma nomenclatura  que você usa na lista de tarefas de tarefas. Por exemplo, se você deve preparar uma aula sobre “crescimento cristão”, use esta mesma nomenclatura para dar entrada à tarefa no seu calendário e para marcar o material coletado. Desta forma, sem perder tempo, você sabe onde encontrar aquilo de que precisa de acordo com a tarefa a executar. No Evernote, é possível estabelecer links entre as notas, o que facilita bastante o acesso a elas.

 quadro410.  Concentre-se no que deve fazer e fuja da procrastinação. Enquanto trabalha em seu bloco de tempo para estudo, não se preocupe com aquilo que você deverá fazer mais tarde. Concentre-se no que deve ser feito naquele momento. Mantenha sempre um bloco de notas acessível e, se lhe vier em mente uma ideia relativa a outra de suas responsabilidades, anote-a e só volte a ela no devido momento do dia.

Não adie as etapas de um projeto arranjando desculpas vazias e ocupando-se “ao redor de muitas coisas”, mas sem fazer o que precisa ser feito. Estar ocupado com alguma coisa não significa ser produtivo! Não deixe para a última hora aquilo que deve ser feito, achando que “no final tudo vai dar certo”. Ainda que você seja uma pessoa muito capaz, a correria da última hora não só prejudica a qualidade do produto, mas sempre prejudica a sua saúde e ainda prejudica as pessoas com as quais você convive.  

quadro511.  Faça revisões semanais e diárias no seu planejamento.revisão semanal da sua agenda e do andamento das tarefas é estratégica. Verifique como usou cada dia da semana anterior e o quanto sua estimativa de tempo para cada atividade foi correta ou precisa ser melhor adequada à sua real capacidade de rendimento no estudo. Faça as modificações necessárias para a semana seguinte. Não deixe que os prazos não cumpridos acumulem-se sem uma modificação no seu planejamento.

A revisão diária, à noite, favorece um sono mais tranquilo e um dia mais produtivo. Não deixe de verificar quais são os compromissos planejados para o dia seguinte, fazer os ajustes necessários, deixar tudo preparado para eles e, então, deitar-se entregando a sua agenda a Deus e confiando que Ele renovará suas forças para o amanhã.

Avalie o que deu certo no seu planejamento, e também os pontos em que você falhou, e descubra como melhorar.

quadro612. Peça conselhos e preste contas. Amigos que têm sido bem-sucedidos em projetos de estudo e pesquisa podem dar conselhos para orientá-lo e ajudá-lo a não subestimar o tempo necessário para completar as várias etapas.  Escolha também um amigo a quem você possa prestar contas do andamento do seu projeto − é uma excelente fonte de encorajamento. Se você decidir andar sozinho, será mais fácil perder o rumo.
Como o ferro com o ferro se afia, assim, o homem, ao seu amigo. Provérbios 27.17

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