#4 – Como administrar sua agenda e proteger o tempo para estudo

Essas dicas têm por propósito ajudá-lo a ser mais produtivo na leitura e no estudo, e você pode adaptá-las de acordo com seus projetos. Um ponto importante para que elas deem o resultado esperado é que você decida considerar o tempo de estudo com a mesma seriedade com que considera o tempo de trabalho. Dificilmente alguém estaria pronto ou disponível para interromper o dia de trabalho e sair para passear com um amigo, ir arrumar sua casa ou jogar conversa fora, a menos que quisesse correr o risco de ser demitido. O risco que você corre com um estudo descompromissado é não alcançar suas metas e arcar com as consequências da sua indisciplina, quaisquer que elas sejam no seu caso. Mais importante ainda, não perca de vista a dimensão maior: o seu tempo não lhe pertence: ele foi confiado a você por Deus, e deve ser muito bem usado!

“Portanto, sejam cuidadosos em seu modo de vida. Não vivam como insensatos, mas como sábios. Aproveitem ao máximo todas as oportunidades nestes dias maus. Não ajam de forma impensada, mas procurem entender a vontade do Senhor” Ef 5.15-17

1. Estabeleça as prioridades. Administrar bem sua agenda não começa com aprender a ser uma pessoa disciplinada, mas com saber identificar a razão e a importância de cada atividade. Não adianta fazer muito se você não estiver fazendo as atividades que deve fazer. Para ter uma perspectiva mais ampla do uso do seu tempo e poder situar o estudo nesse contexto, liste as diversas áreas de responsabilidade em sua vida, entre as quais o seu tempo é dividido – relacionamento pessoal com Deus, sua família, envolvimento na igreja local, trabalho, estudo, os relacionamentos interpessoais e o cuidado pessoal. Diante de Deus, em oração e aplicando os princípios bíblicos que devem dirigir a sua vida, estabeleça quais são as suas metas em cada área, ou seja, aquilo que você quer alcançar, por exemplo, ao longo de um ano. Identifique os compromissos e atividades que você deve cumprir para atingir satisfatoriamente as metas. Alguns compromissos e atividades envolvem a participação de outras pessoas e não são opcionais. Outras atividades você pode administrar, e até mesmo cortar, quando não couberem no tempo disponível. Para fazer inserções e cortes sábios, você precisa estabelecer prioridades. Considerando um grande conjunto de atividades, que reúne as atividades que você não deve fazer (talvez deva delegar), aquelas que poderia fazer e aquelas que gostaria de fazer, identifique quais são as atividades que você, de fato, deve fazer. Estas são inegociáveis e devem ir em primeiro lugar para a sua agenda. Faça menos, mas faça as coisas certas!

Saber distinguir entre o urgente e o importante é essencial nessa hora.
 Importante – São as atividades que contribuem para que você alcance seus objetivos em longo prazo. Uma maneira de decidir se uma atividade é importante é perguntar: “Posso atingir meus objetivos se eu deixar de cumprir agora essa atividade?”. O importante tem a ver com a relevância.
●  Urgente – São as atividades que precisam ser realizadas até o final do dia ou da semana. Uma maneira de decidir se uma atividade é urgente é perguntar: “Quando é o prazo final para ter cumprido essa tarefa?” O urgente tem a ver com o tempo.
As atividades prioritárias para colocar na agenda são as importantes e urgentes. Em seguida, entrarão na agenda as importantes, mas não urgentes. Em terceiro lugar, é possível que se você não conseguir encaixar todas as atividades que são urgentes, mas não importantes de serem cumpridas por você mesmo, algumas destas possam ser delegadas a outras pessoas. Por fim, boa parte das atividades que não são nem importantes nem urgentes talvez fique definitivamente fora da sua agenda nesse momento.

2. Trabalhe sempre em duas dimensões: um planejamento anual/mensal e um planejamento semanal/diário.
● Planejamento anual/mensal – Insira as datas importantes e os compromisso fixos que já estão marcados ao longo do ano. Insira-os como “eventos”, pois aparecerão no início de cada dia.

● Planejamento semanal/diário – Ter “ritmo” na sua semana, ou seja, ter uma estrutura básica de planejamento semanal contribui para ser produtivo. Faça um mapa da sua “semana padrão”, separando inicialmente os blocos de tempo ocupados pelas atividades fixas em cada dia da semana. Marque no calendário o horário de início e de fim da atividade. Possivelmente, você tem atividades em horários fixos para o trabalho, aulas, reuniões da sua igreja e outras responsabilidades que envolvam mais pessoas. Use uma cor para essas atividades fixas, de modo que você identifique facilmente os blocos de tempo já comprometidos e cujo horário e duração não podem ser alterados por você. Agora você deve marcar, para cada dia da semana, os blocos de tempo para as atividades pessoais essenciais como sua devocional diária, o cuidado pessoal, o cuidado da família, e também o deslocamento entre uma atividade e outra — este último não pode ser esquecido, pois a sua divisão do tempo precisa ser detalhada e realista. Por fim, você pode administrar o uso dos demais blocos de tempo para as atividades pessoais eletivas, considerando suas prioridades. 

Como nosso foco está na área de estudo, identifique, dentre o tempo para atividades eletivas, os blocos que podem ser usados no seu dia e na sua semana para “ESTUDO” — atribua uma cor que lhe permita visualizá-los facilmente. Nos blocos de estudo, você ainda pode fazer algo mais específico, determinando dias da semana ou mesmo períodos do dia para projetos diferentes. Por exemplo, você pode estabelecer que às segundas-feiras trabalhará em determinado projeto de estudo e às terças-feiras trabalhará em um artigo que você está escrevendo.

3. Use um  gerenciador de atividades/planejamento, um gerenciador de listas e um gerenciador de conteúdo.
●  Atividades, compromissos e prazos na agenda — o seu gerenciador de planejamento. A maioria dos compromissos que envolvem estudo vêm com prazos, quer se trate de uma leitura, de um artigo ou texto para escrever, de uma aula para dar ou uma palestra, e assim por diante. Marque o prazo de entrega na sua agenda como um “evento”. Você pode usar uma agenda em papel ou digital. Caso use uma agenda em papel, prefira um modelo com visualização semanal. Por outro lado, se você possui um computador, notebook, tablet ou smartphone, um calendário digital como o Calendário do Google pode facilitar bastante sua vida. Ele permite visualizar não só a sua agenda, mas também agendas compartilhadas com você, e ter um panorama geral dos compromissos. O uso de cores diferentes para identificar cada agenda facilita muito a visualização. Você pode acessar seu calendário em diferentes aparelhos, pois existem aplicativos para os diversos sistemas operacionais e a sincronização garante que o calendário esteja sempre atualizado. É possível anexar arquivos, links e e-mails aos compromissos.

A sua agenda pode ser usada não somente para planejar o que fazer e quando fazer, mas também para registrar o uso real que você fez do tempo. A avaliação do registro fiel e real do uso que você fez do seu dia ou da sua semana permite que você perceba onde o planejamento pode ser melhorado, como pode administrar melhor seu tempo, quanto tempo é de fato necessário para cada tarefa e quais atividades podem ser incluídas ou devem ser excluídas no seu dia. Outra utilidade de marcar tudo quanto você fez é poder pesquisar na agenda e localizar os compromissos passados como, por exemplo, quando você fez determinado telefonema, viajou, foi a uma consulta médica ou entrou em contato com determinada pessoa. Cuidado: reúna as anotações em um único lugar, pois de nada adiantará você ter, por exemplo, uma agenda digital e outra em papel com metade dos compromissos anotados em uma delas e metade anotada em outra.

Tarefas nas listas. Se você estiver lidando ao mesmo tempo com  vários projetos de estudo que precisam ser desenvolvidos paralelamente, ou várias matérias de estudo cada uma com suas exigências, faça inicialmente uma lista que inclua tudo o que está “pesando na sua cabeça” para ser feito. Isso fará com que a sua mente precise se ocupar agora apenas com “fazer”, e não mais com “lembrar” e “fazer”. Em seguida, organize as tarefas que constam desta lista de acordo com as datas em que você deve finalizar cada uma. Nos seus blocos de tempo “ESTUDO”, siga esta lista, sem ficar pulando para as tarefas mais agradáveis, e terá certeza de estar fazendo o estudo prioritário para aquele dia.

Para preparar e manter as listas de tarefas, é útil recorrer a um aplicativo de gerenciamento de tarefas. Sugerimos o uso de Tarefas do Google,  pois este aplicativo, apesar da interface simples perto de outros aplicativos mais complexos, pode ser integrado na versão gratuita com o calendário do Google para o registro de prazos de término de tarefas. Existem outros aplicativos excelentes para gerenciar tarefas, mas todos eles requerem uma versão paga para fazer a integração com o calendário. Com as Tarefas do Google você pode criar a lista para o tempo de estudo, listas para cada projeto, e inclusive listas para gerenciar as tarefas relativas às suas demais áreas de responsabilidade além do estudo. 

●  Anotações e conteúdo relacionado às tarefas em um aplicativo para notas.  O EVERNOTE, pela sua versatilidade, é a nossa escolha entre os aplicativos de notas, embora você possa também considerar o One-Note da Microsoft ou o GoogleKeep. No Evernote você pode guardar todo os conteúdo necessário para suas tarefas de estudo, tendo o cuidado de organizar em cadernos e marcar com etiquetas que facilitam a recuperação. E embora o Evernote não seja um aplicativo criado para o gerenciamento de tarefas, ele pode eventualmente ser usado para tal fim. Ele permite criar listas e sincronizar prazos de execução com o calendário do Google de forma gratuita.

4. Tarefas grandes ou complexas precisam ser quebradas. Tarefas grandes  devem ser quebradas em tarefas menores, ou “subtarefas”, com prazos específicos.  As tarefas pequenas são menos intimidadoras: saber que você tem um capítulo de 50 páginas para ler naquele bloco de tempo é menos intimidador do que ver na lista de tarefas um livro inteiro de 500 páginas! Estabeleça metas diárias, semanais ou mensais a atingir, conforme o caso, e distribua os prazos no calendário. Faça uma projeção realista do tempo necessário para o cumprimento de cada “subtarefa”. Se você não tem noção real de tempo necessário, estime para mais, nunca para menos. Por exemplo, se você tem três livros para ler, estabeleça uma data limite para cada um deles. Se deve escrever uma monografia de cinco capítulos, faça uma previsão para o término de cada capítulo. Insira na sua agenda não só todos o prazo de conclusão/entrega do projeto como um todo, mas também os prazos para as “subtarefas” que você determinou.

5. Não pule de uma tarefa para outra, deixando várias tarefas sem concluir. Siga a lista de tarefas de estudo na ordem estabelecida. Se vier à mente uma excelente ideia relacionada a outra tarefa, anote-a para que possa lembrá-la mais adiante, mas não mude seu foco nem pule de tarefa em tarefa deixando tudo inacabado. Tenha sempre ao seu lado um bloco de notas em papel ou digital. Visto que o seu dia envolve uma variedade de atividades além do estudo, pode ser mais trabalhoso lembrar onde você parou em sua lista de tarefas de estudo para poder, então, dar continuidade àquela mesma tarefa. Registre junto à lista de tarefas uma nota que ajude a lembrar o ponto de parada, o que estava fazendo, as ideias para prosseguimento. Use sempre os minutos finais de um bloco de estudo para escrever esta nota. Consulte a nota antes de iniciar o bloco de estudo seguinte para que você possa se situar e entrar com a mente engrenada.

6. Use a estratégia do “bloco livre”. Lembre-se de que a vida envolve mais do que leitura e estudo. Não só há outras coisas acontecendo em sua vida, mas é bem provável que aconteçam também interrupções imprevistas que exigirão um “tempo extra”, mas que já deve estar de certa forma “planejado” quando você marcou a data de conclusão do seu projeto para alguns dias antes do prazo final de entrega. Não só é muito importante, não deixar etapas da conclusão do seu trabalho para o último minuto antes da entrega, como é estratégico não lotar todos os minutos do dia ao fazer o planejamento. Deixe diariamente um bloco livre de pelo menos uma hora em sua agenda destinado às demanda imprevistas. Caso nenhum imprevisto aconteça, você pode usá-lo para adiantar outras tarefas. Na hora de atender a demandas maiores e totalmente imprevistas, considere que cada “sim” a uma nova atividade é um “não” a outra atividade: há lugar para ser flexível e humilde diante da intervenção soberana de Deus, visto que a sua agenda em última instância pertence a Ele, mas lembre-se de que você está deixando de fora alguma atividade que havia previsto cumprir e que, de alguma forma, deverá “recuperar” aquilo que foi perdido com a mudança de plano.

7. Planeje o descanso e o cuidado físico.  Deus nos “projetou” para o trabalho e descanso. Trabalhar sem descanso diminui a produtividade. Durante os blocos de estudo, procure dar uma breve parada – entre 5 a 10 minutos – a cada meia hora ou a cada hora de concentração total no estudo. A alimentação em intervalos regulares, desde o café da manhã, e o exercício físico são outros dois elementos indispensáveis na sua agenda, que lhe garantirão estar em forma para ser produtivo. Não se esqueça também das horas suficientes de sono, pois elas são essenciais para o bom rendimento no trabalho. Quando você está cansado por não ter dormido o suficiente, o trabalho não rende.

8. Estude com os recursos certos, no lugar certo e no momento certo. Procure conhecer o seu biorritmo e identificar os momentos do dia nos quais é mais produtivo. Separe as horas em que você está mais alerta para as atividades que requerem maior atenção. Ao dar início a um bloco de tempo separado para estudo, identifique a tarefa a cumprir, verifique os recursos necessários e como ela deve ser feita para poder fazer certo na primeira vez. Escolha um local confortável, bem iluminado e onde possa trabalhar sem distração, por um período fixo de tempo, pois recuperar o foco requer tempo significativo mesmo após uma pequena interrupção/distração. Estudar cada dia em um lugar, em meio a desordem, não é produtivo.

Poupe tempo reunindo tarefas semelhantes. Por exemplo, se você precisa fazer pesquisas para dois projetos, estabeleça um bloco de tempo para ir a uma biblioteca, ou à internet, e fazer ambas as pesquisas.  Se precisa enviar ou responder a mensagens e e-mails, concentre essa atividade em determinado bloco de tempo para que em outro bloco você possa se dedicar exclusivamente à leitura sem mudar seu foco. Pular constantemente de uma tarefa para outra diminui a produtividade.

Além dos blocos maiores destinados a estudo, não esqueça que certos momentos do dia podem ser aproveitados com no estilo “multitarefa”: você pode ler um artigo que não requeira atenção tão concentrada enquanto espera ser atendido, pode ouvir um podcast ou uma palestra enquanto dirige para o trabalho ou cozinha, pode assistir a um vídeo enquanto passa a ferro sua roupa, e assim por diante.

9. Evite a dispersão de atenção entre aplicativos. Use a tecnologia a seu favor, tirando proveito das ferramentas que podem ajudá-lo a ser mais produtivo. Cuidado, porém, com as redes sociais e os e-mails desnecessários durante o tempo de estudo.  É muito difícil conseguir manter o foco quando você é chamado constantemente a responder mensagens. Cuidado também com o uso de uma quantidade excessiva de aplicativos que podem dispersar as informações vitais para o estudo.

10.  Concentre-se no que deve fazer e fuja da procrastinação. Enquanto trabalha em seu bloco de tempo para estudo, não se preocupe com aquilo que você deverá fazer mais tarde. Concentre-se no que deve ser feito naquele momento. Mantenha sempre um bloco de notas acessível e, se lhe vier em mente uma ideia relativa a outra de suas responsabilidades, anote-a e só volte a ela no devido momento do dia. Ocupar-se “ao redor de muitas coisas”, mas sem fazer o que precisa ser feito, é característica do procrastinador. Estar ocupado com alguma coisa não significa ser produtivo! Também não deixe para a última hora aquilo que deve ser feito, achando que “no final tudo vai dar certo”. Ainda que você seja uma pessoa muito capaz, a correria da última hora não só prejudica a qualidade do produto, mas sempre prejudica a sua saúde e ainda prejudica as pessoas com as quais você convive.

11.  Faça revisões semanais e diárias no seu planejamento. Avalie o que deu certo no seu planejamento, e também os pontos em que você falhou, e descubra como melhorar. revisão semanal da sua agenda e do andamento das tarefas é estratégica. Verifique como usou cada dia da semana anterior e o quanto sua estimativa de tempo para cada atividade foi correta ou precisa ser melhor adequada à sua real capacidade de rendimento no estudo. Faça as modificações necessárias para a semana seguinte. Não deixe que os prazos não cumpridos acumulem-se sem uma modificação no seu planejamento.

A revisão diária, à noite, favorece um sono mais tranquilo e um dia mais produtivo. Não deixe de verificar quais são os compromissos planejados para o dia seguinte, fazer os ajustes necessários, deixar tudo preparado para eles e, então, deitar-se entregando a sua agenda a Deus e confiando que Ele renovará suas forças para o amanhã.

12. Peça conselhos, crie hábitos e preste contas. Amigos que têm sido bem-sucedidos em projetos de pesquisa e estudo podem dar conselhos para orientá-lo e ajudá-lo a não subestimar o tempo necessário para completar as várias etapas.  Não basta tomar a decisão de usar bem o seu tempo, mas é necessário criar hábitos de bom uso do tempo e isso leva tempo e paciência. Escolha um amigo a quem você possa prestar contas da prática de seus novos hábitos − essa é uma excelente fonte de encorajamento. Se você decidir andar sozinho, será mais fácil perder o rumo.

Como o ferro com o ferro se afia, assim, o homem, ao seu amigo. Provérbios 27.17